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Utilisez l’export de formulaire avec sources d’identité vérifiées pour comprendre quel répondant et quel enregistrement source correspondent à chaque réponse. Chaque ligne contient au maximum une identité externe, avec des colonnes séparées indiquant les correspondances supplémentaires et les différences entre les sources.
Ce guide s’applique à la variante d’export contenant respondent_origin. Elle est disponible via l’équipe HireData. Les exports standard et bruts peuvent avoir une structure différente.

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Identifier la réponse et le répondant

Ces trois colonnes ont des objectifs différents : Utilisez les noms de colonnes plutôt que les lettres du tableur, qui peuvent différer d’un fichier à l’autre. Deux lignes avec la même adresse e-mail peuvent être des réponses différentes. Comparez form_response_id, le formulaire, les détails de livraison et les horodatages avant de déterminer si une réponse est un doublon.

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Comprendre la source d’identité sélectionnée

respondent_origin indique la source utilisée pour l’identité externe. HireData sélectionne la première origine disponible dans cet ordre : Toutes les valeurs respondent_external_* proviennent de cette seule origine. HireData ne combine pas un nom d’une source avec une adresse e-mail d’une autre. Si la source sélectionnée n’a pas fourni de nom ou de numéro de téléphone, ce champ externe reste vide. Les colonnes respondent_name, respondent_email et respondent_phone_number décrivent la personne liée dans HireData. Elles sont distinctes de l’identité externe sélectionnée et peuvent en différer.

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Choisir le bon ID CRM

Vérifiez ces colonnes ensemble :
  • respondent_external_app : l’intégration, par exemple salesforce ou google.
  • respondent_external_type : le type d’enregistrement, par exemple Contact.
  • respondent_external_connection : le compte connecté.
  • respondent_external_id : l’ID de l’enregistrement dans cette source.
Un ID de contact Salesforce peut identifier un contact dans la connexion Salesforce correspondante. Un ID de ligne Google Sheet n’est pas un ID de contact Salesforce. Si l’automatisation est partie d’une feuille, les colonnes external_data_… contiennent les valeurs d’origine de la feuille. Si vous avez fourni un ID Salesforce dans cette feuille, utilisez la colonne correspondante après avoir confirmé à quel enregistrement CRM et à quelle connexion il fait référence. Cela ne transforme pas automatiquement l’ID de ligne propre à la feuille en ID Salesforce. Par exemple, si respondent_origin est external_record et respondent_external_app est google, interprétez respondent_external_id comme l’ID source de la feuille. Recherchez l’ID CRM fourni séparément dans les données d’origine de la feuille.

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Interpréter les correspondances supplémentaires

respondent_source_match_count indique combien d’enregistrements synchronisés correspondent aux coordonnées de la personne :
  • 1 : un enregistrement correspondant.
  • 2 ou plus : plusieurs enregistrements correspondants à examiner.
  • 0 : aucun enregistrement correspondant.
  • Vide : il n’y avait rien à comparer.
respondent_source_match_external_ids liste ces enregistrements. Plusieurs correspondances peuvent refléter des doublons ou des contacts distincts partageant une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Elles ne prouvent pas que tous les enregistrements représentent la même personne. Par exemple, deux contacts peuvent partager un numéro de téléphone d’entreprise. Trouver les deux ID rend ce chevauchement visible ; ce n’est pas une instruction de les fusionner ni d’attacher la réponse aux deux.

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Lire les contrôles de cohérence

Pour chaque contrôle, 1 signifie que les valeurs comparées concordent, 0 signifie qu’elles diffèrent, et une valeur vide signifie qu’il n’y a pas assez d’informations comparables. Un 0 rend une différence visible. Il n’établit pas à lui seul quelle valeur est correcte. Vérifiez la source sélectionnée, les détails de livraison receiver_* et l’enregistrement d’origine lors de votre analyse.

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Importer des réponses historiques

Les réponses incomplètes sont incluses avec un champ completed_at vide. Les colonnes de questions contiennent les réponses, y compris les champs masqués. Les questions à choix ont également une colonne …_label pour le libellé de l’option. Cet export explique l’origine des données des répondants. Il ne corrige pas automatiquement les réponses historiques et ne fusionne pas les enregistrements sources en double. Avant l’import :
  1. Utilisez form_response_id pour reconnaître chaque réponse et éviter de l’importer deux fois.
  2. Confirmez la source et l’ID CRM utilisés pour lier chaque réponse.
  3. Gardez les cas présentant des différences d’identité non résolues à part pour analyse.
  4. Après l’import, vérifiez que les réponses et les valeurs de réponse sont rattachées aux enregistrements CRM prévus.
Si vous avez besoin d’aide pour une ligne particulière, partagez son form_response_id, le nom du formulaire et la différence constatée avec l’équipe HireData. Read this article in English.