Respondentgegevens en ID’s in formulierexports begrijpen

Met de formulierexport met geverifieerde identiteitsbronnen zie je welke respondent en welk bronrecord bij een respons horen. Elke rij bevat maximaal één externe identiteit. Aanvullende matches en verschillen tussen bronnen staan in aparte kolommen.

​

Herken de respons en de respondent

Deze drie kolommen hebben elk een ander doel: Gebruik kolomnamen in plaats van kolomletters. De letters kunnen per bestand verschillen. Twee rijen met hetzelfde e-mailadres kunnen verschillende responsen zijn. Vergelijk form_response_id, het formulier, de bezorggegevens en de tijdstippen voordat je vaststelt of een respons dubbel is.

​

Begrijp de geselecteerde identiteitsbron

respondent_origin geeft aan welke bron voor de externe identiteit is gebruikt. HireData kiest de eerste beschikbare bron in deze volgorde: Alle waarden in respondent_external_* komen uit deze ene bron. HireData combineert geen naam uit de ene bron met een e-mailadres uit een andere. Heeft de geselecteerde bron geen naam of telefoonnummer aangeleverd? Dan blijft dat externe veld leeg. De kolommen respondent_name, respondent_email en respondent_phone_number beschrijven de gekoppelde persoon in HireData. Ze staan los van de geselecteerde externe identiteit en kunnen daarvan afwijken.

​

Kies het juiste CRM-ID

Lees deze kolommen samen:

• respondent_external_app: de integratie, bijvoorbeeld salesforce of google.
• respondent_external_type: het recordtype, bijvoorbeeld Contact.
• respondent_external_connection: het gekoppelde account.
• respondent_external_id: het record-ID in die bron.

Een Salesforce Contact-ID kan een contact in de bijbehorende Salesforce-verbinding identificeren. Een Google Sheet-rij-ID is geen Salesforce Contact-ID. Als de automatisering vanuit een sheet is gestart, bevatten de kolommen external_data_… de oorspronkelijke sheetwaarden. Heb je daarin een Salesforce-ID meegegeven? Gebruik dan de bijbehorende kolom nadat je hebt gecontroleerd naar welk CRM-record en welke verbinding dit ID verwijst. Het eigen rij-ID van de sheet wordt daardoor niet automatisch een Salesforce-ID. Bijvoorbeeld: als respondent_origin de waarde external_record heeft en respondent_external_app de waarde google, lees je respondent_external_id als het bron-ID van de sheet. Zoek het afzonderlijk meegegeven CRM-ID op in de oorspronkelijke sheetgegevens.

​

Lees de aanvullende matches

respondent_source_match_count toont hoeveel gesynchroniseerde records overeenkomen met de contactgegevens van de persoon:

• 1: één overeenkomend record.
• 2 of meer: meerdere overeenkomende records om te onderzoeken.
• 0: geen overeenkomende records.
• Leeg: er waren geen gegevens om tegen te matchen.

respondent_source_match_external_ids bevat de ID’s van die records. Meerdere matches kunnen wijzen op dubbele records of op verschillende contactpersonen die een e-mailadres of telefoonnummer delen. Ze bewijzen niet dat alle records dezelfde persoon voorstellen. Twee contactpersonen kunnen bijvoorbeeld hetzelfde bedrijfstelefoonnummer hebben. Beide ID’s tonen maakt die overlap zichtbaar. Het is geen instructie om de records samen te voegen of de respons aan beide te koppelen.

​

Begrijp de controlekolommen

Bij elke controle betekent 1 dat de vergeleken waarden overeenkomen. 0 betekent dat ze verschillen. Een lege waarde betekent dat er onvoldoende vergelijkbare informatie is. Een 0 maakt een verschil zichtbaar. Het stelt op zichzelf niet vast welke waarde juist is. Bekijk bij onderzoek de geselecteerde bron, de bezorggegevens in receiver_* en het oorspronkelijke record.

​

Importeer historische responsen

Onvolledige responsen worden meegenomen met een lege completed_at. De vraagkolommen bevatten de antwoorden, inclusief verborgen velden. Keuzevragen hebben ook een kolom …_label met het optielabel. Deze export maakt de herkomst van respondentgegevens inzichtelijk. Hij corrigeert niet automatisch historische antwoorden en voegt geen dubbele bronrecords samen. Vóór het importeren:

1. Gebruik form_response_id om elke respons te herkennen en dubbele imports te voorkomen.
2. Controleer de bron en het CRM-ID waarmee je elke respons koppelt.
3. Houd gevallen met onopgeloste identiteitsverschillen apart voor onderzoek.
4. Controleer na de import of de responsen en antwoordwaarden bij de bedoelde CRM-records staan.

Heb je hulp nodig bij een specifieke rij? Deel dan het form_response_id, de formuliernaam en het gevonden verschil met het HireData-team. Read this article in English.