Rondleiding door de formulierbuilder: tabbladen, veldtypen en gedeelde instellingen

Een formulier is een set vragen die iemand op het web of in een WhatsApp-gesprek beantwoordt. Open de pagina Forms via Settings en klik op New Form. Kies Blank Form of een van de templates, en het nieuwe formulier opent in de builder. Deze pagina brengt de builder in kaart. Voor een walkthrough die één formulier van blanco naar gepubliceerd brengt, lees je Een formulier maken in HireData.

​

De builder in vogelvlucht

De builder heeft drie delen. De linkerkolom toont de velden van het formulier in de volgorde waarin een respondent ze tegenkomt. Boven de lijst zitten de tabbladen Content, Logic en Evaluation, en de +-knop die het Add Content-palet opent. De rechterkolom toont een preview van het formulier, met eigen tabbladen Interactive Preview, Conversational Preview en Test & Evaluate. De balk bovenaan bevat de formuliernaam en de toolbar.

​

Content-tabblad

Het tabblad Content bevat de velden en hun instellingen. Klik op een veld om zijn kaart te openen, en versleep het aan de handle links om de volgorde te wijzigen. De +-knop opent het Add Content-palet. Het groepeert de items per categorie en herhaalt de meest gebruikte onder Recommended. Find a field type doorzoekt de lijst.

​

Logic-tabblad

Het tabblad Logic bepaalt waar een respondent daarna heen gaat. Elke vraag krijgt een Add Rule-knop en een footer-target, en een rule leest als if <field> <operator> <value> then go to <target>. Zie Logic voor de operators die elk veldtype biedt, de vertakkingspatronen die het kopiëren waard zijn en wat je controleert wanneer een rule niet afgaat.

​

Evaluation-tabblad

Het tabblad Evaluation verandert een afgeronde response in iets waar een recruiter op kan handelen. Het bevat vijf evaluators, elk met een schakelaar: Summary, Criteria, Scoring, Skills en Generated fields. Zet er hier een aan en, voor de drie die vraag voor vraag werken, krijgt hij ook een schakelaar op elke veldkaart, zodat je hem kunt configureren zonder het tabblad Content te verlaten. Zie Evaluatie voor wat elke evaluator beslist, wat hij teruggeeft en de volgorde waarin je ze moet aanzetten.

​

Preview-paneel

Interactive Preview loopt door het webformulier en draait dezelfde logica als het openbare formulier. Conversational Preview toont de chatversie. Test & Evaluate vult een hele response in en laat de evaluators erover draaien. Zie Previews en Test & Evaluate.

​

De toolbar

De toolbar loopt langs de rechterbovenkant van de builder, van Save tot het menu met drie puntjes. Save slaat je wijzigingen op. De oog-knop ernaast slaat het formulier op en opent het in een preview-venster over de builder heen. Publish maakt het formulier beschikbaar voor respondenten. Er staat Withdraw zodra het formulier is gepubliceerd. Brand kiest het merk waar de kleuren van het formulier vandaan komen, en Reset to default zet het formulier terug naar het merk van je account. Vijf knoppen rechts openen drawers over de preview:

• Show variable list toont de variabelen die het formulier kan gebruiken, elk met zijn type en huidige waarde, en een Search-vak om ze te filteren. Zie Variabelen.
• Manage Template publiceert het geopende formulier naar de gedeelde templatebibliotheek. Hij verschijnt alleen voor accounts die die bibliotheek beheren, dus de meeste workspaces zien hem nooit. Zie Templates.
• Show objects koppelt records zoals een vacature of een match aan het formulier. Zie Objects.
• Manage Languages stelt de standaardtaal van het formulier en zijn vertalingen in. Zie Talen en vertalingen.
• Settings bevat het thema en de openbaar-toggle. Zie Thema en publiceren.

Het menu met drie puntjes aan het einde biedt Preview, Duplicate, Publish, Archive, Export CSV, Export Excel en Delete.

​

Een veldtype kiezen

Het palet toont meer items dan er veldtypen zijn. Short Text en Long Text, Multiple Choice en Dropdown, en Net Promoter Score en Opinion Scale zijn elk één type met twee instellingen, gewisseld in de footer van de veldkaart. Elke rij hieronder heeft een eigen pagina, met de instellingen van dat type, wat het opslaat, de operators die logica ervoor biedt en wat de AI-evaluators ermee kunnen. Het type bepaalt ook welke operators een rule op die vraag kan gebruiken. Logic heeft de volledige tabel. Elk veldtype behalve de twee endings kan de AI-evaluators voeden: Criteria, Scoring en Skills. Zie Evaluatie.

​

Instellingen die elk veld deelt

Klik op een veld om zijn kaart te openen. De instellingen die elk veld deelt zitten bovenaan en onderaan, met de eigen instellingen van het type ertussenin.

• Question, maximaal 255 tekens. Ending screens noemen dit Title.
• Description, maximaal 1024 tekens, getoond onder de vraag.
• Image, met een plaatsingsselector die standaard op Above the Input Field staat. De andere plaatsingen zijn Left Side of Field, Right Side of Field, Right Half of the Page, Left Half of the Page en Background.
• Een Criteria-, Scoring- en Skills-schakelaar, één voor elke evaluator die je voor het formulier hebt aangezet.
• Een footer met de knop die Display & requirements opent, en de typeswitch voor de typen die in twee smaken komen: Short Text en Long Text, Yes/No’s Checkbox en Toggle, Multiple Choice en Dropdown, Net Promoter Score en Opinion Scale.

Op de meeste, maar niet alle, veldtypen verschijnen nog twee instellingen. Beide zijn berichten voor formulieren die in een WhatsApp-gesprek worden beantwoord:

• Auto reply (on answer) wordt verstuurd zodra de respondent de vraag beantwoordt. Yes/No vervangt het door een reply per antwoord, en Multiple Choice en Dropdown verplaatsen het naar elke optie.
• Auto reply (on invalid answer) verschijnt zodra Required aan staat. De builder omschrijft het als het bericht dat wordt verstuurd wanneer een verplichte vraag onjuist wordt beantwoord.

Tekstinstellingen zoals Question, Description en de placeholders accepteren variabelen, zodat een vraag de respondent bij naam kan aanspreken of de vacature kan noemen. Elke variabele verschijnt als een badge met de weergavenaam van het veld. Beweeg erover voor de waarde en eventuele modifiers, en let op een oranje badge, want dat betekent dat het formulier de key niet kent. Sommige variabelen komen pas beschikbaar nadat je hun object aan het formulier hebt gekoppeld, zie Objecten en data sources. Voor de syntax, zie Variabelen. Redirect URL heeft niets van dit alles. Het is één enkel veld voor het adres.

​

Weergave en vereisten

De knop rechtsonder op een veldkaart opent Display & requirements. Zijn label vertelt je de huidige status van het veld: Optional, Required, Hidden of Always included. Hidden, “Hide this field from respondents.” Een verborgen veld wordt overgeslagen terwijl de respondent door het formulier gaat, en logic rules kunnen er niet naartoe springen. Het opgeslagen antwoord blijft beschikbaar voor automatiseringen, en zo draag je een waarde zoals een referentie of een ID door een formulier mee zonder ernaar te vragen. Required, “Require respondents to answer this field.” Er verschijnt een sterretje op het vraaglabel, en de respondent kan niet verder totdat het veld een antwoord heeft. Always include, “Prevent configurations from disabling this field. This will make the field required.” Zet je hem aan, dan gaat Required ook aan. Niemand kan het veld daarna uitschakelen voor een individueel record, dus het formulier serveert het elke keer. Gebruik het voor de vragen waar je proces niet zonder kan. Zie Een formulier per record configureren. Zet je Hidden aan, dan worden Required en Always include gewist en vergrendeld. Een veld dat de respondent nooit ziet kan niet worden beantwoord, dus het kan ook niet verplicht zijn.

​

Wat telt als een antwoord

Een leeg tekstvak, een leeg getallenvak, geen gekozen optie en geen bijgevoegd bestand tellen allemaal als geen antwoord. Het webformulier toont dan een bericht onder de vraag, zoals “This field is required and cannot be empty.” In een conversationeel formulier is Auto reply (on invalid answer) het bericht dat wordt teruggestuurd wanneer een verplicht veld geen bruikbaar antwoord ontvangt.

​

Objecten en data sources

Show objects in de toolbar koppelt records aan het formulier. Koppel een vacature en haar velden worden variabelen die je in elke vraag kunt schrijven, en het object bovenaan de lijst bepaalt voor welke records je het formulier kunt configureren. Zie Objects. Add Data Source op een Multiple Choice- of Dropdown-veld vult zijn opties uit een lijst die je workspace al bijhoudt, in plaats van opties die je typt. De lijst is van de workspace, dus hem bewerken wijzigt elke vraag die hem gebruikt. Zie Data sources.

​

Thema en publiceren

De Settings-drawer bepaalt hoe het formulier eruitziet en wie het kan bereiken. De drawer opent met Make form public, “Public forms can be anonymously answered by anyone with the form’s URL.” Laat hem uit en het formulier opent alleen voor een respondent naar wie je het hebt gestuurd. Daarna volgen de thema-instellingen:

• Logo, de afbeelding bovenaan het formulier. Het begint als je merklogo, en het kruisje naast het label verwijdert het.
• Alignment, dat de vraagtekst en invoervelden links, in het midden of rechts zet.
• Font Family, het lettertype dat het formulier gebruikt.
• Text Color, de kleur van de tekst van het formulier.
• Scale, dat de tekst en invoervelden schaalt: Default, Large of Extra Large.
• Input, een sectie met de Variant van de antwoordvakken (Solid, Soft of Outline), Color, Background Color, Button Color en Button Text Color.
• Background, een sectie met een Background Image en een achtergrond-Color.
• Button Text, het label op de knop waarmee de respondent verdergaat. Er staat “Ok” totdat je het wijzigt.
• Border radius, met None, Normal, Large en Custom.

Elke kleur begint als een waarde uit het geselecteerde merk, getoond als een naam zoals “Theme: Palette Background Text Color”. Wijzig er een en hij geldt alleen voor dit formulier, zodat een formulier bij je merk past totdat jij beslist van niet.

​

Talen en vertalingen

Manage Languages in de toolbar stelt de Default language van het formulier in en toont zijn vertalingen. De standaardtaal is de taal waarin je de vragen hebt geschreven. Klik op New Translation om er een toe te voegen. Kies de Language en vertaal dan met de hand, of klik op Create AI translation, dat het hele formulier voor je invult. Een vertaling dekt drie groepen:

• Settings, de formulier-Name, de Button text, de Powered by-regel en de Upload title en Upload description van een file upload.
• Fields, elk veld in het formulier. Elk bevat zijn Question en Description, plus de tekst die zijn type toevoegt, zoals de Min Label en Max Label van een rating, de Conversational button text van een keuzeveld en zijn opties met hun auto replies.
• Validation, de berichten die een respondent ziet wanneer een antwoord niet door de controle komt, zoals Field Is Required, Invalid Email en Max Number.

Elk item toont de brontekst boven een leeg vak. Laat een vak leeg en het formulier valt voor die string terug op de standaardtaal. Respondenten wisselen van taal met de kiezer bovenaan het formulier. Om de taal in te stellen waarin je workspace schrijft, zie Een standaardtaal en AI tone of voice instellen.

​

Templates

Klik op New Form en er opent een galerij met Blank Form als eerste kaart. De rest zijn kant-en-klare recruitmentformulieren zoals Job Application (Pre-Intake), Intake, Rejection en Net Promoter Score (NPS), elk met een beschrijving van wat het vraagt en een tag voor het record waar het bij past. De chips Candidate en Contact bovenaan filteren de galerij. Een template kiezen kopieert zijn velden naar een nieuw formulier, en alles in de kopie mag je wijzigen. Beheert je account de gedeelde templatebibliotheek, dan maakt de knop Manage Template in de toolbar van het geopende formulier een template. Configure Template vraagt om een Title, een Description en Tags, biedt aan alle drie met AI te schrijven en zet de template in de galerij wanneer je op Enable klikt. Feature Template promoveert hem naar de top.