Skip to main content
Eén formulier past zelden bij elke vacature. Een klant staat erop een killervraag te stellen die voor de volgende rol niets betekent. Een vraag over jaren ervaring slaat nergens op bij een juniorfunctie. Daar heb je geen formulier per vacature voor nodig. Bouw één formulier en zet zijn vragen per record aan of uit. Elke vacature serveert alleen de vragen die erbij horen, en het formulier zelf verandert nooit.

​
Voordat je begint

Je kunt een formulier per record configureren zodra het formulier aan een object is gekoppeld en dat object als eerste in de lijst van het formulier staat. Koppel het op het Objects-paneel in de formulierbuilder, beschreven in Objects. Zet Vacancy als eerste en je configureert het formulier per vacature. Objecten daaronder, zoals Match of Candidate, geven je nog steeds hun variabelen en koppelen de response aan hun record. Voor die objecten kun je het formulier niet configureren.

​
De formulieren van een collectie vinden

Open Data in het hoofdmenu en kies een collectie, bijvoorbeeld Vacancy. Een collectie bevat elk record van één objecttype dat een gekoppelde app naar HireData synchroniseert. Elke collectie heeft een Forms-tabblad en een Responses-tabblad. De Vacancy-collectie met zijn tabbladen Records, Fields, People, Automations, Forms, Responses, Events, Runs en Tasks
  • Forms toont elk formulier dat aan dit objecttype is gekoppeld, met een chip per object dat het formulier gebruikt en een icoon dat laat zien of het formulier een concept is of gepubliceerd.
  • Responses toont elke response die voor een record van dit type is verzameld.

​
Een formulier configureren voor één record

Open het tabblad Records, klik op een record en open dan zijn tabblad Forms. Elk formulier dat aan de collectie van dit record is gekoppeld, krijgt een eigen tabblad. Het Forms-tabblad van een vacaturerecord, met een tabblad per gekoppeld formulier en een tabel met vragen met de kolommen Available en Criteria, waarbij de eerste vraag twee variabelebadges draagt De kolom Question toont de vragen die voor dit record kunnen worden geconfigureerd. De kolom Available bepaalt of elke vraag wordt getoond. Zet een vraag op Off en deze vacature slaat hem over. Zet hem op On en hij komt terug. HireData slaat elke wijziging op terwijl je die maakt. De lijst markeert elke vraag die niet langer het formulier volgt, zodat je kunt zien wat dit record heeft gewijzigd. Twee dingen blijven zoals ze zijn:
  • Vragen waarbij Always include in de formulierbuilder aan staat. Het formulier serveert ze wat het record ook zegt. Zie Weergave en vereisten.
  • Ending screens en redirects. Het zijn geen vragen, dus ze bereiken de lijst nooit.

​
Variabelen in de vragenlijst

Een vraag die een variabele gebruikt, toont die als een badge zoals Vacancy: Job Title. Beweeg over de badge om de waarde te zien die dit record levert en, bij een variabele met een fallback, wat de respondenten te lezen krijgen. Het Forms-tabblad van een vacaturerecord met een popover open onder de badge Vacancy: Job Title, met Input General Vacancy, Use a fallback position you applied for en Output General Vacancy Wanneer het record geen waarde voor het veld heeft, toont de popover No value provided en laat het de fallback als resultaat zien. Zonder fallback gaat de vraag uit met een gat, dus gebruik dit tabblad om een vacature te controleren voordat je haar formulier verstuurt. Zie Variabelen.

​
Snelkoppelingen

Preview opent het formulier zoals dit record het zou serveren, met de eigen waarden van het record ingevuld in de vragen. Het biedt dezelfde weergaven Interactive, Conversational en Test & Evaluate als de builder, plus een taalkiezer. Gebruik het om te controleren of een vraag nog goed leest zodra zijn variabelen zijn ingevuld. Het menu naast Preview bevat drie acties:
  • View form opent het formulier in de builder.
  • Enable all wist de wijzigingen van dit record, zodat elke vraag weer het formulier volgt. Het verschijnt zodra minstens één vraag uit staat.
  • Mandatory only schakelt alles uit behalve de vragen die moeten blijven. In een formulier waarin niets op Always include staat, schakelt dat elke vraag uit.

​
De responses van een record lezen

Het tabblad Responses van een record toont wat er is teruggekomen, via welk kanaal het ook binnenkwam. Het Responses-tabblad van een vacaturerecord, met het formulier, wanneer het is ontvangen, wanneer het is voltooid en de laatste activiteit Open een response om de antwoorden te lezen. De highlights erboven tonen het kanaal, het aantal berichten, hoeveel van het formulier de respondent heeft afgemaakt en hoelang het duurde. Een response met zijn highlights, zijn antwoorden en de panelen voor de respondent, de evaluatie, de tijdlijn en gerelateerde records De twee knoppen boven de antwoorden wisselen tussen een compacte lijst en een ruimere weergave. Previous en Next bladeren door de responses zonder terug te gaan naar de lijst.

​
Waarom per record configureren

Een uitzendbureau draait één pre-screeningformulier over honderden vacatures. Per record configureren is wat dat werkbaar houdt.
  • Een klant met een harde eis krijgt die vraag alleen voor zijn vacatures aangezet.
  • Een vacature zonder salarisrange schakelt de salarisvraag uit, zodat niemand wordt gevraagd te reageren op een bedrag dat er niet is.
  • Een rol waarbij ervaring er niet toe doet schakelt de ervaringsvraag uit, en die valt daarmee ook uit de evaluatie.
Eén formulier bevat nog steeds de vragen, de logica en de evaluatie. Alleen de selectie per vacature verschilt.