Hoe HireData werkt

HireData koppelt wijzigingen in je recruitmenttools aan herhaalbare workflows. De kernflow is: Event → Automatisering → Run → Taak Als je deze vier onderdelen begrijpt, kun je makkelijker automatiseringen bouwen en achteraf onderzoeken wat er is gebeurd.

​

Event: er is iets veranderd

Een event is een signaal van een gekoppelde app. Het bevat het record en de waarden die beschikbaar waren op het moment van de wijziging. Voorbeelden:

• Er is een kandidaat aangemaakt
• Een sollicitatie of match is van stage veranderd
• Een vacature is bijgewerkt
• Een plaatsing is afgerond
• Een WhatsApp-gesprek is geëindigd

HireData bewaart inkomende events zodat je de data kunt bekijken en kunt zien welke automatiseringen ze hebben verwerkt. Lees meer bij Events.

​

Automatisering: de regels die je instelt

Een automatisering bepaalt wanneer HireData iets moet doen en welke stappen worden uitgevoerd. Deze bestaat meestal uit:

1. Een trigger met de app, het object en het event
2. Voorwaarden of filters die bepalen of het record verdergaat
3. Eventuele delays of vertakkingen
4. Een of meer taken

Een automatisering moet actief zijn voordat nieuwe overeenkomende events deze kunnen starten. Bekijk Automatiseringen en Een automatisering testen.

​

Run: één uitvoering van een automatisering

Een run ontstaat wanneer één event door één automatisering wordt verwerkt. De run legt het exacte pad van dat event door de workflow vast. Een run toont:

• De trigger en het event waarmee de run begon
• Welke voorwaarden wel of niet voldeden
• Delays en vertakkingen
• Iedere taak die is voltooid, gestopt of geannuleerd
• De velden die iedere stap gebruikte of maakte

Gebruik Runs als je wilt begrijpen waarom een workflow een bepaald resultaat gaf.

​

Taak: één actie binnen een run

Een taak is een actie die door een automatisering wordt uitgevoerd. Voorbeelden:

• Een e-mail of WhatsApp-bericht versturen
• Een formulier of survey versturen
• Een veld in een ATS bijwerken
• Een activiteit of recruitertaak aanmaken
• Een HTTP-request naar een ander systeem sturen

Voltooide en geannuleerde acties vind je ook in Task history.

​

Voorbeeld: opvolging na een plaatsing

Stel dat een match in je ATS naar Placed verandert:

1. Het ATS stuurt een match-updated event naar HireData.
2. Een actieve automatisering controleert of de stage Placed is.
3. HireData maakt voor het event een run aan.
4. De run wacht zeven dagen en voert daarna een taak uit die een survey naar de kandidaat stuurt.
5. Het event, de run en het taakresultaat blijven beschikbaar in de logs.

Ieder nieuw passend event krijgt een eigen run. Daardoor kunnen meerdere kandidaten onafhankelijk door dezelfde automatisering bewegen.

​

Waar je ieder onderdeel bekijkt

​

Als iets niet wordt uitgevoerd

Begin bij het begin van de flow:

1. Controleer of het event is ontvangen.
2. Controleer of de automatisering actief was en de trigger overeenkwam.
3. Open de run als die is aangemaakt.
4. Bekijk de eerste stap die stopte of werd geannuleerd.
5. Corrigeer de configuratie en test met een nieuw event of een zorgvuldig gecontroleerde replay.

Bekijk voor de volledige diagnose Waarom liep mijn automatisering niet?.