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Jedes Bild in einer HireData-E-Mail kommt aus der Media Library: Ihr Logo, ein Header-Foto, ein Hintergrund oder die kleinen Social-Icons in Ihrer Signatur. Sie öffnen die Media Library aus jedem Bildfeld im E-Mail-Editor, laden Ihre Datei einmal hoch und verwenden sie in jeder Vorlage wieder. Jedes Bild erhält außerdem eine eigene öffentliche URL – genau das, was Sie brauchen, wenn eine Signatur oder ein Block nach einem Bild-Link fragt.

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Schritt 1: Die Media Library öffnen

Öffnen Sie eine E-Mail-Vorlage unter Settings > Emails und klicken Sie dann auf ein beliebiges Bildfeld im Editor. Wählen Sie eine Section aus, und ihr Panel enthält Background image mit einer Choose image-Schaltfläche; ein Bildblock oder ein Signaturbild öffnet dieselbe Library. Das Section-Einstellungs-Panel mit Background color über einem Background-image-Feld mit einer Choose-image-Schaltfläche Die Media Library öffnet sich als Pop-up mit zwei Tabs.
  • Home sind die in Ihrem Workspace gespeicherten Medien, einschließlich allem, was Sie oder eine Kollegin bzw. ein Kollege hochlädt. Der Tab zeigt die Anzahl der Elemente, mit Show und den Seitenzahlen unten, um eine lange Library durchzugehen.
  • Fields sind die Bilder, die aus einer Variable kommen, etwa Avatar, Banner und Logo Ihrer Marke sowie das Foto des Absenders. Diese bleiben dynamisch: Sie folgen der Marke bzw. dem Absender, den die Automatisierung beim Senden der E-Mail verwendet.
Der Kopfbereich des Media-Library-Pop-ups mit den Tabs Home und Fields, einem Suchfeld, einer Upload-media-Schaltfläche und einer Anzeige mit 42 Elementen

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Schritt 2: Ihr Bild hochladen

Klicken Sie oben rechts in der Media Library auf Upload media und wählen Sie die Datei von Ihrem Gerät aus. Das Bild erscheint sofort im Raster und bleibt für jede andere Vorlage in Ihrem Workspace verfügbar – Sie laden jedes Logo oder Icon also nur einmal hoch.
Welche Datei Sie hochladen sollten:
  • Verwenden Sie PNG mit transparentem Hintergrund für Logos und Icons, damit sie auf jeder Hintergrundfarbe richtig aussehen.
  • Wählen Sie eine dunkle Version Ihres Logos — die meisten E-Mail-Clients verwenden einen weißen Hintergrund, auf dem ein helles Logo verschwindet.
  • Laden Sie Icons in etwa der doppelten Größe hoch, in der sie angezeigt werden sollen (zum Beispiel 64 x 64 px für ein 32-px-Signatur-Icon), damit sie auf hochauflösenden Bildschirmen scharf bleiben.
  • Halten Sie die Dateien klein (unter ein paar hundert KB). Schwere Bilder verlangsamen die E-Mail und können der Zustellbarkeit schaden.

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Schritt 3: Titel und Alt-Text hinzufügen

Klicken Sie auf ein Bild im Raster, um rechts seine Details zu öffnen.
  • Title — der Name, über den Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen das Bild wiederfinden. Ein Upload kommt mit dem Dateinamen an, image.png lohnt sich also umzubenennen.
  • Alt text — der Text, der angezeigt wird, wenn das Bild nicht geladen werden kann, und der Text, den ein Screenreader vorliest. Lassen Sie ihn leer, greift HireData auf den Bildtitel zurück.
Unter More info finden Sie die Id und den Mime type des Bildes. Die Detailkarte eines hochgeladenen Bildes, mit den Teilen- und Schließen-Schaltflächen neben dem Titel, den Tabs Description und More info, einem Title mit dem Wert image.png und einem leeren Alt-text-Feld mit dem Hinweis, dass es auf den Bildtitel zurückfällt
Beide Felder sind im Fields-Tab schreibgeschützt. Ein Bild, das aus einer Variable kommt, übernimmt Titel und Alt-Text aus der Variable — einem so bezogenen Bild kann also kein eigener Alt-Text gegeben werden. Das geht nur bei einem Upload im Home-Tab.
Viele Empfänger blockieren Bilder standardmäßig, und manche Firmen-Mail-Clients laden sie nie. Der Alt-Text ist das, was sie stattdessen sehen – schreiben Sie also etwas Aussagekräftiges: „HireData-Logo” statt „image1”.

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Schritt 4: Das Bild in Ihrer E-Mail verwenden

Klicken Sie bei ausgewähltem Bild unten im Detail-Panel auf Add media to field. Das Bild wird in das Feld eingefügt, aus dem Sie die Media Library geöffnet haben, und das Pop-up schließt sich. Speichern Sie die Vorlage und prüfen Sie über die Vorschau oder eine Test-E-Mail, wie das Bild dargestellt wird, bevor Sie die Vorlage in einer Automatisierung verwenden.

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Schritt 5: Die Bild-URL kopieren (für Signatur-Icons)

An manchen Stellen wird statt einer Datei ein Bild-Link verlangt — Social-Icons in einer Signatur sind das übliche Beispiel. Jedes Bild in der Media Library hat eine eigene öffentliche URL:
  1. Öffnen Sie das Bild in der Media Library.
  2. Klicken Sie auf das Teilen-Symbol oben rechts im Detail-Panel.
  3. Eine URL Copied-Bestätigung erscheint. Der Link befindet sich jetzt in Ihrer Zwischenablage, und mit Open URL können Sie ihn in einem neuen Tab prüfen.
  4. Fügen Sie den Link überall dort ein, wo nach der Bild-URL gefragt wird.
Die URL-Copied-Benachrichtigung mit einer Open-URL-Schaltfläche daneben
Diese URL ist öffentlich: Jeder, der den Link hat, kann das Bild öffnen. Laden Sie nur Bilder hoch, die bedenkenlos im offenen Internet stehen dürfen — keine Kandidatendokumente, Ausweis-Scans oder andere vertrauliche Inhalte.

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Icons in Ihrer E-Mail-Signatur

Ihre Signatur ist Teil der E-Mail-Vorlage, daher funktionieren Signaturbilder genauso wie jedes andere Bild:
  1. Laden Sie die gewünschten Icons (zum Beispiel LinkedIn, Instagram oder ein Zertifizierungs-Badge) über Upload media hoch.
  2. Klicken Sie im E-Mail-Editor auf den Signaturblock und wählen Sie das Bildelement aus, das Sie befüllen möchten.
  3. Wählen Sie das Icon aus der Media Library und klicken Sie auf Add media to field, oder fügen Sie die Bild-URL ein, wenn das Element nach einem Link fragt.
Beschränken Sie Signatur-Icons auf maximal drei oder vier, alle in derselben Größe, und geben Sie jedem einen Alt-Text („LinkedIn”). Eine Signatur voller Bilder sieht für Spamfilter wie ein Newsletter aus.
Logo, Banner und Avatar Ihrer Marke gehören nicht als hochgeladene Bilder in die Signatur — legen Sie sie einmal unter Settings > Brands fest, und jede Vorlage, die diese Marke verwendet, übernimmt sie automatisch. Siehe Marken.

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Gut zu wissen

  • Die Media Library wird im gesamten Workspace geteilt: Ein Bild, das eine Kollegin oder ein Kollege hochlädt, steht allen zur Verfügung, die Vorlagen erstellen.
  • Bilder, die Sie über den Fields-Tab hinzufügen (Marken-Avatar, Banner, Logo, Absenderfoto), bleiben dynamisch. Ändern Sie das Logo unter Settings > Brands, und jede E-Mail, die diese Marke verwendet, wird automatisch aktualisiert — die Vorlagen müssen nicht angefasst werden.
  • Senden Sie sich immer eine Test-E-Mail, bevor Sie eine Vorlage live schalten. Die Bilddarstellung unterscheidet sich zwischen Outlook, Gmail und Apple Mail.

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