So funktionieren WhatsApp-Vorlagen

Unsere WhatsApp-Automatisierungsvorlagen optimieren die Kandidatenkommunikation mithilfe von KI und Conversational-Recruiting-Techniken. Diese vorgefertigten Vorlagen helfen Recruitern, effizient mit Kandidaten über WhatsApp zu interagieren, und sorgen für zeitnahe Antworten und personalisierte Interaktionen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie sie effektiv für Ihr Unternehmen einsetzen und wie Sie WhatsApp-Vorlagen im WhatsApp Manager erstellen.

WhatsApp-Vorlagen in HireData

Verfügbare WhatsApp-Vorlagen

Availability Check (via Carerix) – Diese Vorlage dient dazu, die Verfügbarkeit eines Kandidaten für Jobmöglichkeiten zu prüfen. Sie sendet personalisierte Nachrichten, um den aktuellen Status der Jobsuche zu erfragen, und sorgt dafür, dass die Kandidatenprofile aktuell bleiben.
Job Alert (via Carerix) – Diese Automatisierung benachrichtigt Kandidaten via WhatsApp über neue Stellenangebote. Sie nutzt KI-gestützte Konversationstechniken, um zeitnahe Kommunikation und das effektive Sammeln von Antworten sicherzustellen.
Job Alert (via OTYS) – Ähnlich wie die Carerix-Job-Alert-Vorlage, aber für OTYS-Nutzer zugeschnitten. Sie informiert Kandidaten über neue Jobmöglichkeiten und hält das Engagement durch KI-gestützte Nachrichten aufrecht.

Wie der Trigger funktioniert

Alle WhatsApp-Vorlagen verwenden dieselbe Logik, unterscheiden sich aber im festgelegten Trigger und im Inhalt der Konversation (z. B. den gestellten Fragen, den gesammelten Informationen und dem Tonfall). Dieser Artikel konzentriert sich auf die Job-Alert-Automatisierung via Carerix. In dieser Automatisierung basiert der Trigger auf einem Stage-Update im Carerix-System. So funktioniert es:

Trigger Object – Die Automatisierung hört, wann ein Match entweder erstellt oder aktualisiert wird.
Filter Condition – Die Automatisierung wird nur fortgesetzt, wenn die [Match: Stage] auf „Placed on shortlist” gesetzt ist, sodass nur Kandidaten auf der Shortlist die Job-Alert-Nachricht erhalten.

Sobald ausgelöst, initiiert die Automatisierung eine WhatsApp-Konversation und sendet den Kandidaten einen personalisierten Job Alert, der über die neue Möglichkeit informiert.

Die Aufgabe [Start Conversation] konfigurieren

Sobald der Trigger festgelegt ist, besteht der nächste Schritt darin, die Aufgabe zu konfigurieren, die definiert, wie die WhatsApp-Nachricht gesendet wird. Hier eine Aufschlüsselung jeder Konfigurationsoption:

Phone Number Selection

Wählen Sie die Telefonnummer, die zum Senden der WhatsApp-Nachrichten verwendet wird. Dies ist typischerweise eine verifizierte Geschäftsnummer, die mit Ihrem WhatsApp Business verknüpft ist und bereits verifiziert und in der WhatsApp-Verbindung in HireData sichtbar sein sollte.

Message Template

Wählen Sie eine vorab genehmigte WhatsApp-Nachrichtenvorlage, um reibungslose und richtlinienkonforme Kommunikation zu gewährleisten. Die Vorlage definiert die Struktur der ersten Nachricht und kann Platzhalter für dynamische Inhalte enthalten (wie Kandidatennamen, Berufsbezeichnungen usw.).

Recipient Selection

Definieren Sie, wer die Nachricht erhält. In diesem Fall ist es typischerweise der Kandidat, der mit dem Match verknüpft ist, das die Automatisierung ausgelöst hat.

Form Selection

Das Formular enthält alle Fragen, die dem Empfänger gestellt werden. Sie können ein Vorlagenformular auswählen oder Ihr eigenes auf der Forms-Seite in HireData erstellen.

Briefing

Geben Sie ein Briefing an, das das Ziel der WhatsApp-Konversation umreißt. Das hilft, Konsistenz und Klarheit in der Kommunikation zu wahren. Sie können jegliche Hinweise einfügen, die der KI helfen, effektiv mit dem Publikum zu kommunizieren.

Knowledge

Dies sind bis zu 16 Felder, die Sie hinzufügen können, um der KI zusätzlichen Kontext für die Konversationen zu geben. Wählen Sie Elemente aus, die sie kennen sollte, um Konversationen effektiv zu handhaben, wie Namen der Teilnehmer, E-Mail-Adressen usw.

Dies sind einige Standard-Dynamikplatzhalter, die die Nachricht personalisieren:

Candidate Name → Fügt automatisch den Namen des Empfängers ein.
Job Title → Füllt den Titel der Jobvakanz aus.
Recruiter Name → Personalisiert die Nachricht mit dem Namen des Absenders.
Company Name → Verweist auf das einstellende Unternehmen oder die Marke.

Die Aufgabe [Update Fields] konfigurieren

Nachdem die WhatsApp-Konversation Informationen vom Kandidaten gesammelt hat, kann die Automatisierung bestimmte Felder automatisch aktualisieren im System. So bleibt das Profil des Kandidaten aktuell, ohne dass manuelle Dateneingabe erforderlich ist. So funktioniert dieser Prozess:

Aufgabe zum Aktualisieren von Feldern erstellen

Eine Aufgabe wird zur Automatisierung hinzugefügt, die bestimmte Felder in den Datensätzen des Kandidaten aktualisiert. Das passiert nach der WhatsApp-Konversation, wenn der Kandidat neue Informationen wie sein Verfügbarkeitsdatum oder zusätzliche Notizen bereitstellt.

Object Selection

Das aktualisierte Object ist der Candidate-Datensatz. So wird sichergestellt, dass alle gesammelten Informationen im richtigen Kandidatenprofil gespeichert werden.

Identifier

Um sicherzustellen, dass die Aktualisierung auf den richtigen Kandidaten angewendet wird, matcht das System die Candidate: ID aus der Konversation mit der Candidate: ID in der Datenbank. Dieser eindeutige Identifier stellt sicher, dass die Daten nur für den relevanten Kandidaten aktualisiert werden.

Fields Updated

Die Automatisierung aktualisiert ein oder mehrere Felder basierend auf den vom Kandidaten erhaltenen Antworten. Übliche Felder sind:
- Candidate: Available Date → Aktualisiert die Verfügbarkeit des Kandidaten für neue Jobmöglichkeiten.
- Candidate: Notes → Speichert zusätzliche Informationen, die der Kandidat bereitgestellt hat, wie Vorlieben oder besondere Wünsche.
- Andere Felder → Weitere Felder können nach Bedarf hinzugefügt werden, z. B. bevorzugter Jobtyp, Ortspräferenz oder Gehaltsvorstellungen.

WhatsApp-Vorlagen in WhatsApp

Eine WhatsApp-Vorlage erstellen

Gehen Sie zu Ihrem WhatsApp Template Manager, indem Sie auf [Manage Templates] klicken:

Klicken Sie auf [Create Template]:

Wählen Sie den Vorlagentyp, z. B. [Marketing] und dann [Custom]:

Richten Sie Ihre WhatsApp-Vorlage im Editor ein:

Setting up the WhatsApp template in the editor

1. Benennen Sie Ihre WhatsApp-Vorlage

Verwenden Sie einen klaren und konsistenten Namen für Ihre Vorlage. Wenn Sie beispielsweise dieselbe Vorlage in mehreren Sprachen erstellen, verwenden Sie exakt denselben Namen, z. B. „availability” in diesem Fall, für alle Versionen (vorher):

Verwenden Sie den Namen als Identifier für Ihre WhatsApp-Vorlage (nachher):

Easily finding WhatsApp Templates with the same names

2. Variablen zu Ihrer WhatsApp-Vorlage hinzufügen

Sie können dynamische Felder einfügen, indem Sie im Editor auf [+ Add variable] klicken:

Adding variables in the WhatsApp template

Fügen Sie zum Beispiel einen Variablennamen hinzu, z. B. company:

Fügen Sie einen Standardwert hinzu, z. B. Randstad:

Wählen Sie den Variablentyp: Name vs. Number:

Ein Beispiel für eine nummerierte Variable:

Sie können zwischen Name und Number als Variablentypen wählen. Nummerierte Variablen sind zwar erlaubt, aber wir empfehlen, für bessere Klarheit und Wiederverwendbarkeit benannte Variablen zu verwenden.

3. Buttons zu Ihrer WhatsApp-Vorlage hinzufügen

Buttons helfen Nutzern, direkt mit Ihrer Nachricht zu interagieren.

Wählen Sie den Button-Typ, z. B. [Custom]:

Fügen Sie Ihren ersten Button hinzu, z. B. Sim:

💡 Tipp: Für Vorlagen in mehreren Sprachen achten Sie darauf, denselben Variablennamen bzw. dieselbe Nummer für Konsistenz zu verwenden. Vorschau Ihres Buttons: