So funktionieren WhatsApp-Vorlagen

Die WhatsApp-Automatisierungsvorlagen von HireData optimieren die Kandidatenkommunikation mithilfe von KI und Conversational-Recruiting-Techniken. Diese vorgefertigten Vorlagen helfen Ihnen, effizient mit Kandidaten über WhatsApp zu interagieren, mit zeitnahen Antworten und personalisierten Interaktionen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie sie effektiv für Ihr Unternehmen einsetzen und wie Sie WhatsApp-Vorlagen im WhatsApp Manager erstellen.

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WhatsApp-Vorlagen in HireData

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Verfügbare WhatsApp-Vorlagen

1. Availability Check (via Carerix) – Diese Vorlage dient dazu, die Verfügbarkeit eines Kandidaten für Jobmöglichkeiten zu prüfen. Sie sendet personalisierte Nachrichten, um den aktuellen Status der Jobsuche zu erfragen, und sorgt dafür, dass die Kandidatenprofile aktuell bleiben.
2. Job Alert (via Carerix) – Diese Automatisierung benachrichtigt Kandidaten via WhatsApp über neue Stellenangebote. Sie nutzt KI-gestützte Konversationstechniken, um zeitnahe Kommunikation und das effektive Sammeln von Antworten sicherzustellen.
3. Job Alert (via OTYS) – Ähnlich wie die Carerix-Job-Alert-Vorlage, aber für OTYS-Nutzer zugeschnitten. Sie informiert Kandidaten über neue Jobmöglichkeiten und hält das Engagement durch KI-gestützte Nachrichten aufrecht.

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Wie der Trigger funktioniert

Alle WhatsApp-Vorlagen verwenden dieselbe Logik, unterscheiden sich aber im festgelegten Trigger und im Inhalt der Konversation (z. B. den gestellten Fragen, den gesammelten Informationen und dem Tonfall). Dieser Artikel konzentriert sich auf die Job-Alert-Automatisierung via Carerix. In dieser Automatisierung basiert der Trigger auf einem Stage-Update im Carerix-System. So funktioniert es:

1. Trigger Object – Die Automatisierung hört, wann ein Match entweder erstellt oder aktualisiert wird.
2. Filter Condition – Die Automatisierung wird nur fortgesetzt, wenn die Match: Stage auf „Placed on shortlist” gesetzt ist, sodass nur Kandidaten auf der Shortlist die Job-Alert-Nachricht erhalten.

Sobald ausgelöst, initiiert die Automatisierung eine WhatsApp-Konversation und sendet den Kandidaten einen personalisierten Job Alert, der über die neue Möglichkeit informiert.

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Die Aufgabe Start Conversation konfigurieren

Sobald Sie den Trigger festgelegt haben, konfigurieren Sie die Aufgabe, die definiert, wie HireData die WhatsApp-Nachricht sendet. Hier eine Aufschlüsselung jeder Konfigurationsoption:

1. Phone Number Selection

• Wählen Sie die Telefonnummer, die HireData zum Senden der WhatsApp-Nachrichten verwendet. Dies ist typischerweise die Geschäftsnummer, die mit Ihrem WhatsApp-Business-Konto verknüpft ist. Sie sollte bereits verifiziert und in der WhatsApp-Verbindung in HireData sichtbar sein.

2. Message Template

• Wählen Sie eine vorab genehmigte WhatsApp-Nachrichtenvorlage, um reibungslose und richtlinienkonforme Kommunikation zu gewährleisten. Die Vorlage definiert die Struktur der ersten Nachricht und kann Platzhalter für dynamische Inhalte enthalten (wie Kandidatennamen, Berufsbezeichnungen usw.).

3. Recipient Selection

• Definieren Sie, wer die Nachricht erhält. In diesem Fall ist es typischerweise der Kandidat, der mit dem Match verknüpft ist, das die Automatisierung ausgelöst hat.

4. Form Selection

• Das Formular enthält alle Fragen, die HireData dem Empfänger stellt. Sie können ein Vorlagenformular auswählen oder Ihr eigenes auf der Forms-Seite in HireData erstellen.

5. Briefing

• Geben Sie ein Briefing an, das das Ziel der WhatsApp-Konversation umreißt. Das hilft, Konsistenz und Klarheit in der Kommunikation zu wahren. Sie können jegliche Hinweise einfügen, die der KI helfen, effektiv mit dem Publikum zu kommunizieren.

6. Knowledge

• Dies sind bis zu 16 Felder, die Sie hinzufügen können, um der KI zusätzlichen Kontext für die Konversationen zu geben. Wählen Sie Elemente aus, die sie kennen sollte, um Konversationen effektiv zu handhaben, wie Namen der Teilnehmer, E-Mail-Adressen usw.

Dies sind einige Standard-Dynamikplatzhalter, die die Nachricht personalisieren:

• Candidate Name → Fügt automatisch den Namen des Empfängers ein.
• Job Title → Füllt den Titel der Jobvakanz aus.
• Recruiter Name → Personalisiert die Nachricht mit dem Namen des Absenders.
• Company Name → Verweist auf das einstellende Unternehmen oder die Marke.

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Die Aufgabe Update Fields konfigurieren

Nachdem die WhatsApp-Konversation Informationen vom Kandidaten gesammelt hat, kann die Automatisierung bestimmte Felder im System automatisch aktualisieren. So bleibt das Profil des Kandidaten aktuell, ohne dass manuelle Dateneingabe erforderlich ist. So funktioniert dieser Prozess:

1. Aufgabe zum Aktualisieren von Feldern erstellen

• Sie fügen der Automatisierung eine Aufgabe hinzu, die bestimmte Felder in den Datensätzen des Kandidaten aktualisiert. Das passiert nach der WhatsApp-Konversation, wenn der Kandidat neue Informationen wie sein Verfügbarkeitsdatum oder zusätzliche Notizen bereitstellt.

2. Object Selection

• Das aktualisierte Object ist der Candidate-Datensatz. So wird sichergestellt, dass alle gesammelten Informationen im richtigen Kandidatenprofil gespeichert werden.

3. Identifier

• Um sicherzustellen, dass die Aktualisierung auf den richtigen Kandidaten angewendet wird, matcht HireData die Candidate: ID aus der Konversation mit der Candidate: ID in der Datenbank. Dieser eindeutige Identifier stellt sicher, dass die Daten nur für den relevanten Kandidaten aktualisiert werden.

4. Fields Updated

• Die Automatisierung aktualisiert ein oder mehrere Felder basierend auf den vom Kandidaten erhaltenen Antworten. Übliche Felder sind:
  • Candidate: Available Date → Aktualisiert die Verfügbarkeit des Kandidaten für neue Jobmöglichkeiten.
  • Candidate: Notes → Speichert zusätzliche Informationen, die der Kandidat bereitgestellt hat, wie Vorlieben oder besondere Wünsche.
  • Andere Felder → Sie können nach Bedarf weitere Felder hinzufügen, z. B. bevorzugter Jobtyp, Ortspräferenz oder Gehaltsvorstellungen.

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WhatsApp-Vorlagen in WhatsApp

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Eine WhatsApp-Vorlage erstellen

Gehen Sie zu Ihrem WhatsApp Template Manager, indem Sie auf Manage Templates klicken: Klicken Sie auf Create Template: Wählen Sie den Vorlagentyp, z. B. Marketing und dann Custom: Richten Sie Ihre WhatsApp-Vorlage im Editor ein:

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1. Ihre WhatsApp-Vorlage benennen

Verwenden Sie einen klaren und konsistenten Namen für Ihre Vorlage. Wenn Sie beispielsweise dieselbe Vorlage in mehreren Sprachen erstellen, verwenden Sie exakt denselben Namen, z. B. „availability” in diesem Fall, für alle Versionen (vorher): Verwenden Sie den Namen als Identifier für Ihre WhatsApp-Vorlage (nachher):

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2. Variablen zu Ihrer WhatsApp-Vorlage hinzufügen

Sie können dynamische Felder einfügen, indem Sie im Editor auf + Add variable klicken: Fügen Sie zum Beispiel einen Variablennamen hinzu, z. B. company: Fügen Sie einen Standardwert hinzu, z. B. Randstad: Wählen Sie den Variablentyp: Name vs. Number: Ein Beispiel für eine nummerierte Variable: Sie können zwischen Name und Number als Variablentypen wählen. Nummerierte Variablen sind zwar erlaubt, aber HireData empfiehlt, für bessere Klarheit und Wiederverwendbarkeit benannte Variablen zu verwenden.

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3. Buttons zu Ihrer WhatsApp-Vorlage hinzufügen

Buttons helfen Nutzern, direkt mit Ihrer Nachricht zu interagieren. Wählen Sie den Button-Typ, z. B. Custom: Fügen Sie Ihren ersten Button hinzu, z. B. Sim: Vorschau Ihres Buttons: Mehrere Buttons hinzufügen (optional): Vorschau der WhatsApp-Vorlage mit ihren Buttons:

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4. WhatsApp-Vorlage einreichen

Sobald alles bereit ist, klicken Sie auf Submit, um die Vorlage zur Genehmigung einzureichen, und warten Sie auf die Überprüfung der Vorlage: Hurra! Ihre WhatsApp-Vorlage ist verifiziert

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Wie lange dauert die Genehmigung einer Vorlage?

Mit dem Einreichen einer Vorlage beginnen zwei Schritte, in dieser Reihenfolge:

1. Kategorie-Validierung erfolgt sofort. Meta prüft die von Ihnen gewählte Kategorie (Marketing, Utility oder Authentication) gegen den Inhalt der Vorlage. Wenn Meta nicht einverstanden ist, wird die Vorlage sofort wegen falscher Kategorie abgelehnt, noch bevor eine inhaltliche Prüfung stattfindet. Siehe WhatsApp-Vorlagen-Kategorien in HireData.
2. Vorlagenprüfung ist der Status In review (Pending). Meta prüft den Inhalt anhand seiner Richtlinien und genehmigt die Vorlage anschließend oder lehnt sie ab.

Die meisten Vorlagen durchlaufen die Prüfung innerhalb weniger Minuten. Warten Sie bis zu 24 Stunden, bevor Sie eine Vorlage mit dem Status In review als festhängend betrachten. Meta teilt Ihnen das Ergebnis per E-Mail und über eine Benachrichtigung im WhatsApp Manager mit – Sie müssen die Vorlagenliste also nicht ständig aktualisieren. Wenn eine Vorlage länger als 24 Stunden in Prüfung ist

• Prüfen Sie Ihre E-Mails und die Benachrichtigungen im WhatsApp Manager — das Ergebnis wurde möglicherweise bereits gesendet.
• Öffnen Sie die Vorlage unter Manage Templates und prüfen Sie den aktuellen Status dort statt in HireData, das die Vorlage erst nach einer Synchronisation sieht.
• Wenn sie abgelehnt wurde, korrigieren Sie den Inhalt anhand der Meta-Richtlinien und reichen Sie sie erneut ein, oder erstellen Sie eine neue Vorlage.
• Bleibt sie in Prüfung, kontaktieren Sie den Meta Business Support.

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WhatsApp-Vorlagen mit HireData synchronisieren

Um Ihre neu erstellte Vorlage in HireData verfügbar zu machen, klicken Sie im Dropdown-Menü Ihres WhatsApp-Kontos in HireData auf Sync Account: HireData plant eine Synchronisation und zeigt diese Benachrichtigung an: Nach einer Weile startet die Synchronisation: Klicken Sie auf das Timeline-Symbol, um den Status Ihrer Synchronisation zu prüfen: Sie können Ihre neue WhatsApp-Vorlage nun in den WhatsApp-Aufgaben auswählen, die Sie in jeder Automatisierung konfigurieren werden:

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Eine WhatsApp-Vorlage bearbeiten

Gehen Sie zu Ihrem WhatsApp Template Manager, indem Sie auf Manage Templates klicken: Klicken Sie auf eine Ihrer bestehenden Vorlagen: Klicken Sie auf Edit Template, um zum Editor zu gelangen: Bearbeiten Ihrer WhatsApp-Vorlage: Beispiel: Einen Titel zu Ihrer WhatsApp-Vorlage hinzufügen Beispiel: Einen Button (Call-to-Action) zu Ihrer WhatsApp-Vorlage hinzufügen Ihre aktualisierte WhatsApp-Vorlage zur Überprüfung einreichen (Meta akzeptiert sie normalerweise fast sofort, wenn Sie die Richtlinien einhalten):

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Eine WhatsApp-Vorlage löschen

Klicken Sie oben rechts im Editor auf Delete template: Bestätigung des Löschens Ihrer WhatsApp-Vorlage: