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Um formulário raramente serve todas as vagas. Um cliente insiste numa killer question que nada significa para a função seguinte. Uma pergunta sobre anos de experiência não vem a propósito numa vaga júnior. Não precisa de um formulário por vaga para isso. Construa um formulário e depois ative ou desative as suas perguntas por registo. Cada vaga serve apenas as perguntas que lhe pertencem, e o próprio formulário nunca muda.

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Antes de começar

Pode configurar um formulário por registo assim que o formulário estiver ligado a um objeto e esse objeto for o primeiro da lista do formulário. Ligue-o no painel Objects do construtor de formulários, descrito em Objetos. Coloque Vacancy em primeiro lugar e configura o formulário por vaga. Os objetos abaixo dele, como Match ou Candidate, continuam a dar-lhe as suas variáveis e a associar a resposta ao seu registo. Não pode configurar o formulário em relação a eles.

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Encontrar os formulários de uma coleção

Abra Data no menu principal e escolha uma coleção, por exemplo Vacancy. Uma coleção contém todos os registos de um tipo de objeto que uma app ligada sincroniza para a HireData. Cada coleção tem um separador Forms e um separador Responses. A coleção Vacancy com os seus separadores Records, Fields, People, Automations, Forms, Responses, Events, Runs e Tasks
  • Forms lista todos os formulários ligados a este tipo de objeto, com um chip por objeto que o formulário usa e um ícone que mostra se o formulário é um rascunho ou está publicado.
  • Responses lista todas as respostas recolhidas em registos deste tipo.

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Configurar um formulário para um registo

Abra o separador Records, clique num registo e abra depois o seu separador Forms. Cada formulário ligado à coleção deste registo recebe um separador próprio. O separador Forms de um registo de vaga, com um separador por formulário ligado e uma tabela de perguntas com colunas Available e Criteria, tendo a primeira pergunta dois badges de variável A coluna Question lista as perguntas que podem ser configuradas para este registo. A coluna Available decide se cada uma é mostrada. Defina uma pergunta como Off e esta vaga salta-a. Defina-a como On e ela volta. A HireData guarda cada alteração à medida que a faz. A lista destaca todas as perguntas que já não seguem o formulário, para que consiga ver o que este registo alterou. Duas coisas ficam como estão:
  • As perguntas com Always include ativado no construtor de formulários. O formulário serve-as independentemente do que o registo diga. Veja Apresentação e requisitos.
  • Os ecrãs de fim e os redirecionamentos. Não são perguntas, por isso nunca chegam à lista.

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Variáveis na lista de perguntas

Uma pergunta que usa uma variável mostra-a como um badge, como Vacancy: Job Title. Passe o cursor sobre o badge para ver o valor que este registo fornece e, para uma variável com um valor de recurso, o que os seus inquiridos vão ler. O separador Forms de um registo de vaga com um popover aberto sob o badge Vacancy: Job Title, a mostrar Input General Vacancy, Use a fallback position you applied for e Output General Vacancy Quando o registo não tem valor para o campo, o popover lê No value provided e mostra o valor de recurso como resultado. Sem um valor de recurso, a pergunta sai com um espaço em branco, por isso use este separador para verificar uma vaga antes de enviar o seu formulário. Veja Variáveis.

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Atalhos

Preview abre o formulário tal como este registo o serviria, com os valores do próprio registo preenchidos nas perguntas. Oferece as mesmas vistas Interactive, Conversational e Test & Evaluate do construtor, e um seletor de idioma. Use-o para verificar que uma pergunta continua a ler-se corretamente depois de as suas variáveis serem resolvidas. O menu ao lado de Preview contém três ações:
  • View form abre o formulário no construtor.
  • Enable all limpa as alterações deste registo, para que todas as perguntas voltem a seguir o formulário. Aparece assim que pelo menos uma pergunta está desativada.
  • Mandatory only desativa tudo exceto as perguntas que têm de ficar. Num formulário sem nada definido como Always include, isso desativa todas as perguntas.

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Ler as respostas de um registo

O separador Responses de um registo lista o que chegou, seja qual for o canal por onde chegou. O separador Responses de um registo de vaga, com o formulário, quando foi recebida, quando foi concluída e a última atividade Abra uma resposta para ler as respostas dadas. Os destaques por cima delas mostram o canal, o número de mensagens, quanto do formulário o inquirido concluiu e quanto tempo demorou. Uma resposta com os seus destaques, as suas respostas e os painéis do inquirido, da avaliação, da cronologia e dos registos relacionados Os dois botões por cima das respostas alternam entre uma lista compacta e um layout mais espaçoso. Previous e Next percorrem as respostas sem voltar à lista.

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Porquê configurar por registo

Uma agência de staffing usa um único formulário de pré-triagem em centenas de vagas. Configurar por registo é o que mantém isso viável.
  • Um cliente com um requisito rígido tem essa pergunta ativada apenas nas suas vagas.
  • Uma vaga sem intervalo salarial desativa a pergunta do salário, para que ninguém tenha de reagir a um valor que não existe.
  • Uma função em que a experiência não conta desativa a pergunta da experiência, e ela sai da avaliação juntamente com isso.
Um único formulário continua a conter as perguntas, a lógica e a avaliação. Só a seleção por vaga muda.