Tour pelo construtor de formulários: separadores, tipos de campo e definições partilhadas

Um formulário é um conjunto de perguntas a que alguém responde na web ou numa conversa de WhatsApp. Abra a página Forms a partir de Settings e clique em New Form. Escolha Blank Form ou um dos templates, e o novo formulário abre-se no construtor. Esta página mapeia o construtor. Para um passo a passo que leva um formulário do zero à publicação, leia Criar um formulário na HireData.

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O construtor num relance

O construtor tem três partes. A coluna da esquerda lista os campos do formulário pela ordem em que um inquirido os encontra. Acima da lista ficam os separadores Content, Logic e Evaluation, e o botão + que abre a paleta Add Content. A coluna da direita pré-visualiza o formulário, com os seus próprios separadores Interactive Preview, Conversational Preview e Test & Evaluate. A barra ao longo do topo contém o nome do formulário e a barra de ferramentas.

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Separador Content

O separador Content contém os campos e as suas definições. Clique num campo para abrir o seu cartão e arraste-o pela pega à esquerda para alterar a ordem. O botão + abre a paleta Add Content. Esta agrupa as entradas por categoria e repete as mais usadas em Recommended. Find a field type pesquisa a lista.

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Separador Logic

O separador Logic decide para onde um inquirido vai a seguir. Cada pergunta recebe um botão Add Rule e um alvo de rodapé, e uma regra lê-se if <field> <operator> <value> then go to <target>. Veja Lógica para os operadores que cada tipo de campo oferece, os padrões de ramificação que vale a pena copiar e o que verificar quando uma regra não dispara.

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Separador Evaluation

O separador Evaluation transforma uma resposta concluída em algo sobre o qual um recrutador pode agir. Contém cinco avaliadores, cada um com um interruptor: Summary, Criteria, Scoring, Skills e Generated fields. Ative um aqui e, para os três que trabalham pergunta a pergunta, ele recebe também um interruptor em cada cartão de campo, para que o possa configurar sem sair do separador Content. Veja Avaliação para saber o que cada avaliador decide, o que devolve e a ordem pela qual tem de os ativar.

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Painel de pré-visualização

Interactive Preview percorre o formulário web, executando a mesma lógica que o formulário público executa. Conversational Preview mostra a versão de chat. Test & Evaluate preenche uma resposta completa e corre os avaliadores sobre ela. Veja Pré-visualizações e Test & Evaluate.

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A barra de ferramentas

A barra de ferramentas percorre o canto superior direito do construtor, de Save até ao menu de três pontos. Save guarda as suas alterações. O botão do olho ao lado guarda o formulário e abre-o numa janela de pré-visualização sobre o construtor. Publish torna o formulário disponível para os inquiridos. Passa a ler Withdraw assim que o formulário está publicado. Brand escolhe a marca de onde vêm as cores do formulário, e Reset to default devolve o formulário à marca da sua conta. Cinco botões à direita abrem painéis sobre a pré-visualização:

• Show variable list lista as variáveis que o formulário pode usar, cada uma com o seu tipo e valor atual, e uma caixa Search para as filtrar. Veja Variáveis.
• Manage Template publica o formulário aberto na biblioteca partilhada de templates. Só aparece nas contas que mantêm essa biblioteca, por isso a maioria dos workspaces nunca o vê. Veja Templates.
• Show objects liga registos como uma vaga ou um match ao formulário. Veja Objetos.
• Manage Languages define o idioma por defeito do formulário e as suas traduções. Veja Idiomas e traduções.
• Settings contém o tema e o interruptor de acesso público. Veja Tema e publicação.

O menu de três pontos no fim oferece Preview, Duplicate, Publish, Archive, Export CSV, Export Excel e Delete.

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Escolher um tipo de campo

A paleta mostra mais entradas do que os tipos de campo que existem. Short Text e Long Text, Multiple Choice e Dropdown, e Net Promoter Score e Opinion Scale são, cada um deles, um único tipo com duas definições, alternadas no rodapé do cartão do campo. Cada linha abaixo tem uma página própria, que cobre as definições desse tipo, o que armazena, os operadores que a lógica oferece para ele e o que os avaliadores de IA podem fazer com ele. O tipo também decide que operadores uma regra pode usar nessa pergunta. Lógica tem a tabela completa. Todos os tipos de campo, exceto os dois fins, podem alimentar os avaliadores de IA: Criteria, Scoring e Skills. Veja Avaliação.

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Definições que todos os campos partilham

Clique num campo para abrir o seu cartão. As definições que todos os campos partilham ficam no topo e no fundo, com as definições próprias do tipo no meio.

• Question, até 255 caracteres. Os ecrãs de fim chamam-lhe Title.
• Description, até 1024 caracteres, mostrada por baixo da pergunta.
• Image, com um seletor de posicionamento cuja predefinição é Above the Input Field. Os outros posicionamentos são Left Side of Field, Right Side of Field, Right Half of the Page, Left Half of the Page e Background.
• Um interruptor Criteria, Scoring e Skills, um por cada avaliador que ativou para o formulário.
• Um rodapé com o botão que abre Display & requirements e o comutador de tipo para os tipos que existem em duas variantes: Short Text e Long Text, o Checkbox e o Toggle de Yes/No, Multiple Choice e Dropdown, Net Promoter Score e Opinion Scale.

Mais duas definições aparecem na maioria dos tipos de campo, mas não em todos. Ambas são mensagens para formulários respondidos numa conversa de WhatsApp:

• Auto reply (on answer) é enviada assim que o inquirido responde à pergunta. Yes/No substitui-a por uma resposta por cada opção, e Multiple Choice e Dropdown movem-na para cada opção.
• Auto reply (on invalid answer) aparece assim que Required está ativado. O construtor descreve-a como a mensagem enviada quando uma pergunta obrigatória é respondida incorretamente.

As definições de texto como Question, Description e os placeholders aceitam variáveis, para que uma pergunta possa tratar o inquirido pelo nome ou mencionar a vaga. Cada variável aparece como um badge com o nome de apresentação do campo. Passe o cursor sobre ele para ver o valor e quaisquer modificadores, e esteja atento a um badge laranja, que significa que o formulário não conhece a chave. Algumas variáveis só ficam disponíveis depois de ligar o respetivo objeto ao formulário, veja Objetos e fontes de dados. Para a sintaxe, veja Variáveis. Redirect URL não tem nada disto. É um campo único para o endereço.

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Apresentação e requisitos

O botão no canto inferior direito de um cartão de campo abre Display & requirements. A sua etiqueta indica o estado atual do campo: Optional, Required, Hidden ou Always included. Hidden, “Hide this field from respondents.” Um campo oculto é saltado à medida que o inquirido avança pelo formulário, e as regras de lógica não podem saltar para ele. A resposta que armazena continua disponível para as automações, e é assim que transporta um valor como uma referência ou um ID através de um formulário sem o pedir. Required, “Require respondents to answer this field.” Aparece um asterisco na etiqueta da pergunta, e o inquirido não pode continuar até o campo ter uma resposta. Always include, “Prevent configurations from disabling this field. This will make the field required.” Ativá-lo ativa também Required. Ninguém pode depois desligar o campo para um registo individual, por isso o formulário serve-o sempre. Use-o para as perguntas sem as quais o seu processo não funciona. Veja Configurar um formulário por registo. Ativar Hidden limpa Required e Always include e bloqueia ambos. Um campo que o inquirido nunca vê não pode ser respondido, por isso também não pode ser obrigatório.

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O que conta como resposta

Uma caixa de texto vazia, uma caixa numérica vazia, nenhuma opção escolhida e nenhum ficheiro anexado contam todos como sem resposta. O formulário web mostra então uma mensagem por baixo da pergunta, como “This field is required and cannot be empty.” Num formulário conversacional, Auto reply (on invalid answer) é a mensagem enviada de volta quando um campo obrigatório não recebe uma resposta utilizável.

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Objetos e fontes de dados

Show objects na barra de ferramentas liga registos ao formulário. Ligue uma vaga e os seus campos tornam-se variáveis que pode escrever em qualquer pergunta, e o objeto no topo da lista decide para que registos pode configurar o formulário. Veja Objetos. Add Data Source num campo Multiple Choice ou Dropdown preenche as suas opções a partir de uma lista que o seu workspace já mantém, em vez de opções escritas por si. A lista pertence ao workspace, por isso editá-la altera todas as perguntas que a usam. Veja Fontes de dados.

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Tema e publicação

O painel Settings controla o aspeto do formulário e quem lhe pode aceder. O painel abre com Make form public, “Public forms can be anonymously answered by anyone with the form’s URL.” Deixe-o desligado e o formulário só abre para um inquirido a quem o enviou. Seguem-se as definições de tema:

• Logo, a imagem no topo do formulário. Começa como o logótipo da sua marca, e a cruz ao lado da etiqueta remove-o.
• Alignment, que coloca o texto das perguntas e os campos de resposta à esquerda, ao centro ou à direita.
• Font Family, o tipo de letra que o formulário usa.
• Text Color, a cor do texto do formulário.
• Scale, que dimensiona o texto e os campos de resposta: Default, Large ou Extra Large.
• Input, uma secção com a Variant das caixas de resposta (Solid, Soft ou Outline), Color, Background Color, Button Color e Button Text Color.
• Background, uma secção com uma Background Image e uma Color de fundo.
• Button Text, a etiqueta do botão que faz o inquirido avançar. Lê “Ok” até a alterar.
• Border radius, com None, Normal, Large e Custom.

Cada cor começa como um valor da marca selecionada, mostrado como um nome do género “Theme: Palette Background Text Color”. Altere uma e ela aplica-se apenas a este formulário, para que um formulário corresponda à sua marca até decidir que não deve.

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Idiomas e traduções

Manage Languages na barra de ferramentas define o Default language do formulário e lista as suas traduções. O idioma por defeito é aquele em que escreveu as perguntas. Clique em New Translation para adicionar uma. Escolha o Language e depois traduza à mão ou clique em Create AI translation, que preenche o formulário inteiro por si. Uma tradução cobre três grupos:

• Settings, o Name do formulário, o Button text, a linha Powered by e o Upload title e a Upload description de um upload de ficheiros.
• Fields, todos os campos do formulário. Cada um contém a sua Question e Description, mais o texto que o seu tipo acrescenta, como o Min Label e o Max Label de uma classificação, o Conversational button text de um campo de escolha e as suas opções com as respetivas auto replies.
• Validation, as mensagens que um inquirido vê quando uma resposta não passa, como Field Is Required, Invalid Email e Max Number.

Cada entrada mostra o texto de origem por cima de uma caixa vazia. Deixe uma caixa vazia e o formulário recorre ao idioma por defeito para esse texto. Os inquiridos mudam de idioma com o seletor no topo do formulário. Para definir o idioma em que o seu workspace escreve, veja Definir um idioma por defeito e tom de voz da IA.

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Templates

Clique em New Form e abre-se uma galeria com Blank Form como primeiro cartão. Os restantes são formulários de recrutamento prontos a usar, como Job Application (Pre-Intake), Intake, Rejection e Net Promoter Score (NPS), cada um com uma descrição do que pergunta e uma tag para o registo a que se adequa. Os chips Candidate e Contact no topo filtram a galeria. Escolher um template copia os seus campos para um novo formulário, e tudo na cópia é seu para alterar. Se a sua conta mantém a biblioteca partilhada de templates, o botão Manage Template na barra de ferramentas transforma o formulário aberto num template. Configure Template pede um Title, uma Description e Tags, oferece-se para escrever os três com IA e coloca o template na galeria quando clica em Enable. Feature Template promove-o ao topo.