Construtor de formulários: separadores e tipos de campo

Um formulário é um conjunto de perguntas a que alguém responde na web ou numa conversa de WhatsApp. Abra a página Forms a partir de Settings e clique em New Form. Selecione Blank Form ou um dos templates, e o novo formulário abre-se no construtor. Esta página mapeia o construtor. Para um passo a passo que leva um formulário do zero à publicação, leia Criar um formulário na HireData.

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O construtor num relance

O construtor tem três partes. A coluna da esquerda lista os campos do formulário pela ordem em que um inquirido os encontra. Acima da lista ficam os separadores Content, Logic e Evaluation, e o botão + que abre a paleta Add Content. A coluna da direita pré-visualiza o formulário, com os seus próprios separadores Interactive Preview, Conversational Preview e Test & Evaluate. A barra ao longo do topo contém o nome do formulário e a barra de ferramentas.

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Separador Content

O separador Content contém os campos e as suas definições. Clique num campo para abrir o seu cartão e arraste-o pela pega à esquerda para alterar a ordem. O botão + abre a paleta Add Content. Esta agrupa as entradas por categoria e repete as mais usadas em Recommended. Find a field type pesquisa a lista.

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Separador Logic

O separador Logic decide para onde um inquirido vai a seguir. Cada pergunta recebe um botão Add Rule e um alvo de rodapé, e uma regra lê-se if <field> <operator> <value> then go to <target>. Veja Lógica para os operadores que cada tipo de campo oferece, os padrões de ramificação que vale a pena copiar e o que verificar quando uma regra não dispara.

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Separador Evaluation

O separador Evaluation transforma uma resposta concluída em algo sobre o qual um recrutador pode agir. Contém cinco avaliadores, cada um com um interruptor: Summary, Criteria, Scoring, Skills e Generated fields. Ative um aqui. Criteria, Scoring e Skills trabalham pergunta a pergunta, por isso cada um recebe também um interruptor em cada cartão de campo. Pode então configurá-lo sem sair do separador Content. Veja Avaliação para saber o que cada avaliador decide, o que devolve e a ordem pela qual tem de os ativar.

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Painel de pré-visualização

Interactive Preview percorre o formulário web, executando a mesma lógica que o formulário público executa. Conversational Preview mostra a versão de chat. Test & Evaluate preenche uma resposta completa e corre os avaliadores sobre ela. Veja Pré-visualizações e Test & Evaluate.

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A barra de ferramentas

A barra de ferramentas percorre o canto superior direito do construtor, de Save até ao menu de três pontos. Save guarda as suas alterações. O botão do olho ao lado guarda o formulário e abre-o numa janela de pré-visualização sobre o construtor. Publish torna o formulário disponível para os inquiridos. Passa a ler Withdraw assim que o formulário está publicado. Brand escolhe a marca de onde vêm as cores do formulário, e Reset to default devolve o formulário à marca da sua conta. Cinco botões à direita abrem painéis sobre a pré-visualização:

• Show variable list lista as variáveis que o formulário pode usar, cada uma com o seu tipo e valor atual, e uma caixa Search para as filtrar. Veja Variáveis.
• Manage Template publica o formulário aberto na biblioteca partilhada de templates. Só aparece nas contas que mantêm essa biblioteca, por isso a maioria dos workspaces nunca o vê. Veja Templates.
• Show objects liga registos como uma vaga ou um match ao formulário. Veja Objetos.
• Manage Languages define o idioma por defeito do formulário e as suas traduções. Veja Idiomas e traduções.
• Settings contém o tema e o interruptor de acesso público. Veja Tema e publicação.

O menu de três pontos no fim oferece Preview, Duplicate, Publish, Archive, Export CSV, Export Excel e Delete.

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Escolher um tipo de campo

A paleta mostra mais entradas do que os tipos de campo que existem. Short Text e Long Text, Multiple Choice e Dropdown, e Net Promoter Score e Opinion Scale são, cada um deles, um único tipo com duas definições, alternadas no rodapé do cartão do campo. Cada linha abaixo liga a uma página própria. Cada página cobre as definições desse tipo, o que armazena, os operadores que a lógica oferece para ele e o que os avaliadores de IA podem fazer com ele. O tipo também decide que operadores uma regra pode usar nessa pergunta. Lógica tem a tabela completa. Todos os tipos de campo, exceto os dois fins, podem alimentar os avaliadores de IA: Criteria, Scoring e Skills. Veja Avaliação.

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Definições que todos os campos partilham

Clique num campo para abrir o seu cartão. As definições que todos os campos partilham ficam no topo e no fundo, com as definições próprias do tipo no meio.

• Question, até 255 caracteres. Os ecrãs de fim chamam-lhe Title.
• Description, até 1024 caracteres, mostrada por baixo da pergunta.
• Image, com um seletor de posicionamento cuja predefinição é Above the Input Field. Os outros posicionamentos são Left Side of Field, Right Side of Field, Right Half of the Page, Left Half of the Page e Background.
• Um interruptor Criteria, Scoring e Skills, um por cada avaliador que ativou para o formulário.
• Um rodapé com o botão que abre Display & requirements. Para os tipos que existem em duas variantes, o rodapé também contém o comutador de tipo: Short Text e Long Text, o Checkbox e o Toggle de Yes/No, Multiple Choice e Dropdown, Net Promoter Score e Opinion Scale.

Mais duas definições aparecem na maioria dos tipos de campo, mas não em todos. Ambas são mensagens para formulários respondidos numa conversa de WhatsApp:

• Auto reply (on answer) sai assim que o inquirido responde à pergunta. Yes/No substitui-a por uma resposta por cada opção, e Multiple Choice e Dropdown movem-na para cada opção.
• Auto reply (on invalid answer) aparece assim que Required está ativado. O construtor descreve-a como a mensagem enviada quando uma pergunta obrigatória é respondida incorretamente.

As definições de texto como Question, Description e os placeholders aceitam variáveis, para que uma pergunta possa tratar o inquirido pelo nome ou mencionar a vaga. Cada variável aparece como um badge com o nome de apresentação do campo. Passe o cursor sobre ele para ver o valor e quaisquer modificadores, e esteja atento a um badge laranja, que significa que o formulário não conhece a chave. Algumas variáveis só ficam disponíveis depois de ligar o respetivo objeto ao formulário. Veja Objetos e fontes de dados. Para a sintaxe, veja Variáveis. Redirect URL não tem nada disto. É um campo único para o endereço.

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Apresentação e requisitos

O botão no canto inferior direito de um cartão de campo abre Display & requirements. A sua etiqueta indica o estado atual do campo: Optional, Required, Hidden ou Always included. Hidden, “Hide this field from respondents.” Um campo oculto é saltado à medida que o inquirido avança pelo formulário, e as regras de lógica não podem saltar para ele. A resposta que armazena continua disponível para as automações, e é assim que transporta um valor como uma referência ou um ID através de um formulário sem o pedir. Required, “Require respondents to answer this field.” Aparece um asterisco na etiqueta da pergunta, e o inquirido não pode continuar até o campo ter uma resposta. Always include, “Prevent configurations from disabling this field. This will make the field required.” Ativá-lo ativa também Required. Ninguém pode depois desligar o campo para um registo individual, por isso o formulário serve-o sempre. Use-o para as perguntas sem as quais o seu processo não funciona. Veja Configurar um formulário por registo. Ativar Hidden limpa Required e Always include e bloqueia ambos. Um campo que o inquirido nunca vê não pode ser respondido, por isso também não pode ser obrigatório.

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O que conta como resposta

Uma caixa de texto vazia, uma caixa numérica vazia, nenhuma opção escolhida e nenhum ficheiro anexado contam todos como sem resposta. O formulário web mostra então uma mensagem por baixo da pergunta, como “This field is required and cannot be empty.” Num formulário conversacional, Auto reply (on invalid answer) é a mensagem enviada de volta quando um campo obrigatório não recebe uma resposta utilizável.

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Objetos e fontes de dados

Show objects na barra de ferramentas liga registos ao formulário. Ligue uma vaga e os seus campos tornam-se variáveis que pode escrever em qualquer pergunta. O objeto no topo da lista decide para que registos pode configurar o formulário. Veja Objetos. Add Data Source num campo Multiple Choice ou Dropdown preenche as suas opções a partir de uma lista que o seu workspace já mantém, em vez de opções escritas por si. A lista pertence ao workspace, por isso editá-la altera todas as perguntas que a usam. Veja Fontes de dados.

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Tema e publicação

O painel Settings controla o aspeto do formulário e quem lhe pode aceder. O painel abre com Make form public, “Public forms can be anonymously answered by anyone with the form’s URL.” Deixe-o desligado e o formulário só abre para um inquirido a quem o enviou. Seguem-se as definições de tema:

• Logo, a imagem no topo do formulário. Começa como o logótipo da sua marca, e a cruz ao lado da etiqueta remove-o.
• Alignment, que coloca o texto das perguntas e os campos de resposta à esquerda, ao centro ou à direita.
• Font Family, o tipo de letra que o formulário usa.
• Text Color, a cor do texto do formulário.
• Scale, que dimensiona o texto e os campos de resposta: Default, Large ou Extra Large.
• Input, uma secção com a Variant das caixas de resposta (Solid, Soft ou Outline), Color, Background Color, Button Color e Button Text Color.
• Background, uma secção com uma Background Image e uma Color de fundo.
• Button Text, a etiqueta do botão que faz o inquirido avançar. Lê “Ok” até a alterar.
• Border radius, com None, Normal, Large e Custom.

Cada cor começa como um valor da marca selecionada, mostrado como um nome do género “Theme: Palette Background Text Color”. Altere uma e ela aplica-se apenas a este formulário, para que um formulário corresponda à sua marca até decidir que não deve.

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Idiomas e traduções

Manage Languages na barra de ferramentas define o Default language do formulário e lista as suas traduções. O idioma por defeito é aquele em que escreveu as perguntas. Clique em New Translation para adicionar uma. Escolha o Language e depois traduza à mão ou clique em Create AI translation, que preenche o formulário inteiro por si. Uma tradução cobre três grupos:

• Settings, o Name do formulário, o Button text, a linha Powered by e o Upload title e a Upload description de um upload de ficheiros.
• Fields, todos os campos do formulário. Cada um contém a sua Question e Description, mais o texto que o seu tipo acrescenta. Exemplos são o Min Label e o Max Label de uma classificação, o Conversational button text de um campo de escolha e as suas opções com as respetivas auto replies.
• Validation, as mensagens que um inquirido vê quando uma resposta não passa, como Field Is Required, Invalid Email e Max Number.

Cada entrada mostra o texto de origem por cima de uma caixa vazia. Deixe uma caixa vazia e o formulário recorre ao idioma por defeito para esse texto. Os inquiridos mudam de idioma com o seletor no topo do formulário. Para definir o idioma em que o seu workspace escreve, veja Definir um idioma por defeito e tom de voz da IA.

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Templates

Clique em New Form e abre-se uma galeria com Blank Form como primeiro cartão. Os restantes são formulários de recrutamento prontos a usar, como Job Application (Pre-Intake), Intake, Rejection e Net Promoter Score (NPS). Cada cartão tem uma descrição do que o formulário pergunta e uma tag para o registo a que se adequa. Os chips Candidate e Contact no topo filtram a galeria. Escolher um template copia os seus campos para um novo formulário, e tudo na cópia é seu para alterar. Se a sua conta mantém a biblioteca partilhada de templates, o botão Manage Template na barra de ferramentas transforma o formulário aberto num template. Configure Template pede um Title, uma Description e Tags, oferece-se para escrever os três com IA e coloca o template na galeria quando clica em Enable. Feature Template promove-o ao topo.