WhatsApp Inbox – Grundlagen

Die WhatsApp-Inbox in HireData gibt Ihnen einen klaren Überblick über alle Kandidaten-Konversationen, deren Status und wer sie verwaltet. Dieser Artikel erklärt, wie die Inbox organisiert ist, was die farbigen Indikatoren bedeuten und wie Sie Konversationen verwalten und mit Ihrem Team zusammenarbeiten.

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Inbox-Layout

Wenn Sie die Inbox öffnen, sehen Sie zwei Hauptansichten:

• My Chats – Zeigt Konversationen, die Ihnen persönlich gehören oder die Sie aktuell bearbeiten.
• All Chats – Zeigt alle WhatsApp-Konversationen Ihrer Organisation an, basierend auf Ihren Berechtigungen.

Sie sehen außerdem eine Liste von Kandidaten, die noch nicht angeschrieben wurden, sodass Sie neue Konversationen mit Vorlagen starten können.

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Konversationsindikatoren

Jede Konversation in der Inbox hat einen farbigen Punkt auf dem Avatar des Empfängers, der Ihnen den aktuellen Status des Chats zeigt.

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Grün: aktiver Chat

Die Konversation ist aktiv und wird vom Conversation Owner verwaltet.

• Wenn Sie „Managed by you” sehen, sind Sie der Conversation Owner.
• Wenn jemand anderes den Chat besitzt, erscheinen dessen Name und Avatar.

Ein laufender Chat, der von Ihnen verwaltet wird: Ein laufender Chat, der von einer anderen Person verwaltet wird:

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Grau: Session offen, kein aktiver Chat

Das 24-Stunden-Messaging-Fenster ist offen, aber es ist derzeit keine Konversation aktiv. Jeder Benutzer kann während dieses Zeitraums eine Nachricht senden.

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Rot: Session geschlossen

Das 24-Stunden-Messaging-Fenster ist abgelaufen. Sie können den Kandidaten nur noch mit einer genehmigten WhatsApp-Vorlage erreichen oder darauf warten, dass er zuerst antwortet.

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Türkis: ungelesene eingehende Nachricht

Ein türkiser Punkt erscheint auf der rechten Seite einer manuellen Konversation, wenn die letzte Nachricht des Kandidaten noch nicht beantwortet wurde und innerhalb der letzten 24 Stunden eingegangen ist. Dieser Indikator ist sowohl in My Chats als auch in All Chats sichtbar, sodass nichts durchrutscht. Er verschwindet, sobald Sie antworten oder wenn 24 Stunden seit dem Empfang der Nachricht vergangen sind. Offene Session (linker grauer Punkt) mit einer eingehenden Nachricht (rechter türkiser Punkt) in den letzten 24 Stunden:

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Das 24-Stunden-Konversationsfenster

Jede WhatsApp-Konversation hat ein 24-Stunden-Fenster, das beginnt, wenn ein Kandidat eine Nachricht sendet oder auf eine antwortet. Jede neue eingehende Nachricht setzt diesen 24-Stunden-Zeitraum zurück und ermöglicht es Ihnen, weiter frei zu messagen, bis das Fenster abläuft. Während dieses Fensters:

• Können Sie frei Nachrichten austauschen.
• Verfolgt das System automatisch, welche Konversationen offen sind.

Wenn das Fenster abläuft, können Sie dem Kandidaten nur noch mit einer genehmigten WhatsApp-Vorlage schreiben.

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Nachrichten senden

Sie können Kandidaten direkt aus der WhatsApp-Inbox Nachrichten senden, entweder manuell oder über Automatisierungen. Was Sie senden können, hängt vom Konversationsstatus ab, der durch den farbigen Punkt neben dem Chat angezeigt wird:

• Grün (aktiver Chat): Sie können in einer laufenden Konversation, die vom Chat-Owner verwaltet wird, frei Nachrichten senden und empfangen.
• Grau (Session offen, kein aktiver Chat): Das 24-Stunden-Fenster ist offen, aber es gibt keine laufende Konversation. Jeder Benutzer kann eine Nachricht senden, um den Chat vor Ablauf des Fensters fortzusetzen.
• Rot (Session geschlossen): Das 24-Stunden-Messaging-Fenster ist abgelaufen. Sie müssen eine genehmigte WhatsApp-Vorlage verwenden, um die Konversation neu zu starten, oder auf die Antwort des Kandidaten warten.

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WhatsApp-Nachrichtenvorlagen verwenden

Nachrichtenvorlagen sind vorab genehmigte WhatsApp-Nachrichten, die erforderlich sind, um einen Chat außerhalb des 24-Stunden-Fensters zu starten oder wieder zu öffnen. Sie können Platzhalter enthalten, die automatisch Kandidaten- oder Jobdaten ziehen. Um eine WhatsApp-Vorlage für den manuellen Versand zu aktivieren oder zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Settings → WhatsApp → Message Templates.
2. Wählen Sie eine bestehende genehmigte Vorlage oder erstellen Sie eine neue.
3. Verknüpfen Sie sie mit dem passenden Formular oder Workflow.
4. Die Vorlage erscheint dann in der Inbox, wenn Sie einem Kandidaten manuell schreiben.

Mehr erfahren Sie in unseren detaillierten Anleitungen: So funktionieren WhatsApp-Vorlagen und WhatsApp-Nachrichtenvorlagen bearbeiten.

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Konversationen starten und verwalten

Wenn ein Kandidat eine verknüpfte WhatsApp-Nummer hat:

1. Gehen Sie zu seinem Profil.
2. Öffnen Sie den Tab Inbox.
3. Klicken Sie auf Send Message.
4. Wenn das Konversationsfenster offen ist, können Sie direkt eine Nachricht senden.
5. Wenn es geschlossen ist, wählen Sie eine WhatsApp-Vorlage, um es wieder zu öffnen.

Offene Konversationen (grüner Punkt) erscheinen in:

• Inbox: Zeigt alle zugänglichen Konversationen.
• My Chats: Zeigt Konversationen, die Sie aktuell verwalten und die offen bleiben.

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Chat-Ownership und Berechtigungen

Eine Konversation erscheint in My Chats, wenn:

• Sie der Owner des Kandidaten oder der Konversation sind, oder
• Sie kürzlich mit dem Kandidaten interagiert haben (eine Nachricht gesendet oder empfangen).

Wenn Sie nicht der Conversation Owner sind, können Sie die Konversation nicht schließen oder ändern, und sie wird für Sie im Bereich All Chats sichtbar sein.

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Konversationen schließen

Einen Chat schließen:

• Markiert den Chat in der Inbox als geschlossen (er wird nicht gelöscht).
• Entfernt ihn aus Ihrer My Chats-Ansicht.
• Verhindert, dass Automatisierungen weitere Nachrichten senden, es sei denn, er wird wieder geöffnet.

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Nachrichten-Reaktionen

Kandidaten können auf Ihre WhatsApp-Nachrichten mit Emoji-Reaktionen reagieren. Diese Reaktionen sind direkt in der Inbox sichtbar und geben Ihnen einen schnellen Eindruck davon, wie eine Nachricht angekommen ist. Klicken Sie auf eine Reaktion, um eine vollständige Übersicht zu sehen, wer wie reagiert hat.

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Kommentare und interne Zusammenarbeit

Sie können jeder Konversation direkt aus der Inbox interne Kommentare hinzufügen, indem Sie Comments verwenden. Das ist besonders nützlich, um Notizen zu teilen oder mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, ohne die Konversation zu beeinflussen.

• Kommentare sind für alle Benutzer sichtbar.
• Kommentare sind für den Kandidaten nicht sichtbar, da sie ausschließlich zum internen Gebrauch bestimmt sind.

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Automatisierungen und Nachrichten-Labels

Nachrichten mit dem Label „Sent by automation” wurden automatisch durch Workflows oder Regeln ausgelöst, z. B. Erinnerungen oder Follow-ups, wenn ein Kandidat eine bestimmte Stage erreicht oder nicht antwortet. Dieses Label hilft, automatisierte Nachrichten von manuell gesendeten Nachrichten zu unterscheiden.

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Übersicht zu Kosten und Abrechnung

• Eingehende Nachrichten (d. h. wenn ein Kandidat zuerst eine Nachricht sendet) sind kostenlos für Antworten innerhalb eines 24-Stunden-Fensters.
• Ausgehende Nachrichten (wenn Sie eine Konversation initiieren) erfordern die Verwendung einer genehmigten WhatsApp-Vorlage, wofür Gebühren anfallen.
• Vorlagenkosten werden von Meta Platforms (dem Plattforminhaber von WhatsApp) abgerechnet und variieren je nach Nachrichtentyp und Zielregion.
• Zusätzlich zu Metas Gebühren zieht die Nutzung von WhatsApp über HireData für jede Nachricht oder automatisierte Aufgabe auch Credits aus Ihrem HireData-Plan ab.
• Sie können die Kosten über Metas Abrechnungs-Interface zur Transparenz überwachen.

Eine detaillierte Aufschlüsselung, wie WhatsApp-Nachrichtenkosten und -Vorlagen abgerechnet werden, finden Sie unter Wie funktioniert die Kostenstruktur des WhatsApp-Messagings.