Hoe WhatsApp-templates werken

Onze WhatsApp-automatiseringstemplates stroomlijnen kandidaatcommunicatie met AI en conversational recruiting-technieken. Deze kant-en-klare templates helpen recruiters efficiënt met kandidaten in contact te komen via WhatsApp, met tijdige reacties en gepersonaliseerde interacties. Lees verder om te leren hoe je ze effectief inzet voor je bedrijf, en hoe je WhatsApp-templates aanmaakt in de WhatsApp manager.

WhatsApp-templates in HireData

Beschikbare WhatsApp-templates

Availability Check (via Carerix) — Deze template is ontworpen om de beschikbaarheid van een kandidaat voor vacatures te verifiëren. Het stuurt gepersonaliseerde berichten om te informeren naar hun huidige job search-status, zodat kandidaatprofielen up-to-date blijven.
Job Alert (via Carerix) — Deze automatisering informeert kandidaten via WhatsApp over nieuwe vacatures. Het gebruikt AI-gedreven conversationele technieken om tijdige communicatie en effectief verzamelde reacties te garanderen.
Job Alert (via OTYS) — Vergelijkbaar met de Carerix job alert-template is deze versie afgestemd op OTYS-gebruikers. Het informeert kandidaten over nieuwe vacatures terwijl het engagement onderhoudt via AI-powered messaging.

Hoe de trigger werkt

Alle WhatsApp-templates gebruiken dezelfde logica, maar kunnen verschillen in de ingestelde trigger en de inhoud van het gesprek (bijv. de gestelde vragen, de verzamelde informatie en de tone of voice). Dit artikel richt zich op de Job Alert-automatisering via Carerix. In deze automatisering is de trigger gebaseerd op een stage-update binnen het Carerix-systeem. Zo werkt het:

Trigger Object – De automatisering luistert wanneer een Match wordt aangemaakt of bijgewerkt.
Filter Condition – De automatisering gaat alleen door als de [Match: Stage] is ingesteld op “Placed on shortlist”, zodat alleen shortlisted kandidaten het job alert-bericht ontvangen.

Zodra dit wordt getriggerd, start de automatisering een WhatsApp-gesprek en stuurt een gepersonaliseerde job alert naar de kandidaten om ze te informeren over de nieuwe kans.

De taak [Start Conversation] configureren

Zodra de trigger is ingesteld, is de volgende stap de taak configureren die bepaalt hoe het WhatsApp-bericht wordt verstuurd. Hier is een overzicht van elke configuratie-optie:

Phone Number Selection

Kies het telefoonnummer dat wordt gebruikt om de WhatsApp-berichten te versturen. Dit is meestal een geverifieerd bedrijfsnummer dat is gekoppeld aan je WhatsApp Business, dat al geverifieerd en zichtbaar zou moeten zijn in de WhatsApp-verbinding in HireData.

Message Template

Selecteer een vooraf goedgekeurde WhatsApp-berichttemplate om vlotte en beleidsconforme communicatie te waarborgen. De template definieert de structuur van het eerste bericht, dat placeholders voor dynamische content kan bevatten (zoals kandidaatnamen, functietitels, enz.).

Recipient Selection

Definieer wie het bericht ontvangt. In dit geval is dit meestal de kandidaat die is gekoppeld aan de match die de automatisering heeft getriggerd.

Form Selection

Het formulier bevat alle vragen die aan de ontvanger worden gesteld. Je kunt een templateformulier selecteren of je eigen maken op de Forms-pagina in HireData.

Briefing

Geef een briefing waarin het doel van het WhatsApp-gesprek wordt omschreven. Dit helpt consistentie en duidelijkheid in de communicatie te behouden. Je kunt richtlijnen opnemen die de AI helpen effectief te communiceren met de doelgroep.

Knowledge

Dit zijn maximaal 16 velden die je kunt toevoegen om extra context te bieden die de AI tijdens gesprekken kan gebruiken. Selecteer items waar het van op de hoogte moet zijn om gesprekken effectief af te handelen, zoals namen van deelnemers, e-mailadressen, enz.

Dit zijn enkele standaard dynamische placeholders die het bericht personaliseren:

Candidate Name → Voegt automatisch de naam van de ontvanger in.
Job Title → Vult de titel van de vacature in.
Recruiter Name → Personaliseert het bericht met de naam van de afzender.
Company Name → Verwijst naar het inhurende bedrijf of merk.

De taak [Update Fields] configureren

Nadat het WhatsApp-gesprek informatie van de kandidaat heeft verzameld, kan de automatisering automatisch specifieke velden bijwerken in het systeem. Dit zorgt ervoor dat het profiel van de kandidaat up-to-date blijft zonder handmatige data-invoer. Zo werkt dit proces:

Een taak aanmaken om velden bij te werken

Aan de automatisering wordt een taak toegevoegd die specifieke velden in de records van de kandidaat bijwerkt. Dit gebeurt na het WhatsApp-gesprek wanneer de kandidaat nieuwe informatie verstrekt, zoals zijn beschikbaarheidsdatum of extra notities.

Objectselectie

Het object dat wordt bijgewerkt is het Candidate-record. Dit zorgt ervoor dat alle verzamelde informatie wordt opgeslagen in het juiste kandidaatprofiel.

Identifier

Om ervoor te zorgen dat de update wordt toegepast op de juiste kandidaat, matcht het systeem de Candidate: ID uit het gesprek met de Candidate: ID in de database. Deze unieke identifier zorgt ervoor dat de data alleen wordt bijgewerkt voor de relevante kandidaat.

Fields Updated

De automatisering werkt een of meer velden bij op basis van de ontvangen reacties van de kandidaat. Veelvoorkomende velden zijn:
- Candidate: Available Date → Werkt de beschikbaarheid van de kandidaat voor nieuwe vacatures bij.
- Candidate: Notes → Slaat aanvullende informatie op die de kandidaat verstrekt, zoals voorkeuren of speciale verzoeken.
- Other Fields → Er kunnen aanvullende velden worden toegevoegd naar behoefte, zoals voorkeur voor jobtype, locatievoorkeur of salarisverwachting.

WhatsApp-templates in WhatsApp

Een WhatsApp-template maken

Ga naar je WhatsApp Template Manager door op [Manage Templates] te klikken:

Klik op [Create Template]:

Selecteer het templatetype, bijv. door [Marketing] te selecteren en dan [Custom]:

Stel je WhatsApp-template in de editor in:

1. Geef je WhatsApp-template een naam

Gebruik een duidelijke en consistente naam voor je template. Als je bijvoorbeeld dezelfde template in meerdere talen maakt, gebruik dan exact dezelfde naam, bijv. “availability” in dit geval, voor alle versies (ervoor):

Gebruik de naam als identifier voor je WhatsApp-template (erna):

Eenvoudig WhatsApp-templates met dezelfde namen vinden

2. Voeg variabelen toe aan je WhatsApp-template

Je kunt dynamische velden invoegen door op [+ Add variable] te klikken in de editor:

Variabelen toevoegen in de WhatsApp-template

Voeg bijvoorbeeld een variabelenaam toe, bijv. company:

Voeg een default value toe, bijv. Randstad:

Kies het variabeletype: Name vs. Number:

Een voorbeeld van een numbered variabele:

Je kunt kiezen tussen Name en Number als variabeletypes. Hoewel numbered variabelen zijn toegestaan, raden we het gebruik van named variables aan voor betere duidelijkheid en hergebruik.