Hoe WhatsApp-templates werken

De WhatsApp-automatiseringstemplates van HireData stroomlijnen kandidaatcommunicatie met AI en conversational recruiting-technieken. Deze kant-en-klare templates helpen je efficiënt met kandidaten in contact te komen via WhatsApp, met tijdige reacties en gepersonaliseerde interacties. Dit artikel legt uit hoe je ze effectief inzet voor je bedrijf en hoe je WhatsApp-templates aanmaakt in de WhatsApp manager.

​

WhatsApp-templates in HireData

​

Beschikbare WhatsApp-templates

1. Availability Check (via Carerix) — Deze template is ontworpen om de beschikbaarheid van een kandidaat voor vacatures te verifiëren. Het stuurt gepersonaliseerde berichten om te informeren naar hun huidige job search-status, zodat kandidaatprofielen up-to-date blijven.
2. Job Alert (via Carerix) — Deze automatisering informeert kandidaten via WhatsApp over nieuwe vacatures. Het gebruikt AI-gedreven conversationele technieken om tijdige communicatie en effectief verzamelde reacties te garanderen.
3. Job Alert (via OTYS) — Vergelijkbaar met de Carerix job alert-template is deze versie afgestemd op OTYS-gebruikers. Het informeert kandidaten over nieuwe vacatures terwijl het engagement onderhoudt via AI-powered messaging.

​

Hoe de trigger werkt

Alle WhatsApp-templates gebruiken dezelfde logica, maar kunnen verschillen in de ingestelde trigger en de inhoud van het gesprek (bijv. de gestelde vragen, de verzamelde informatie en de tone of voice). Dit artikel richt zich op de Job Alert-automatisering via Carerix. In deze automatisering is de trigger gebaseerd op een stage-update binnen het Carerix-systeem. Zo werkt het:

1. Trigger Object – De automatisering luistert wanneer een Match wordt aangemaakt of bijgewerkt.
2. Filter Condition – De automatisering gaat alleen door als de Match: Stage is ingesteld op “Placed on shortlist”, zodat alleen shortlisted kandidaten het job alert-bericht ontvangen.

Zodra dit wordt getriggerd, start de automatisering een WhatsApp-gesprek en stuurt een gepersonaliseerde job alert naar de kandidaten om ze te informeren over de nieuwe kans.

​

De taak Start Conversation configureren

Zodra je de trigger hebt ingesteld, configureer je de taak die bepaalt hoe HireData het WhatsApp-bericht verstuurt. Hier is een overzicht van elke configuratie-optie:

1. Phone Number Selection

• Kies het telefoonnummer dat HireData gebruikt om de WhatsApp-berichten te versturen. Dit is meestal het bedrijfsnummer dat is gekoppeld aan je WhatsApp Business-account. Het zou al geverifieerd en zichtbaar moeten zijn in de WhatsApp-verbinding in HireData.

2. Message Template

• Selecteer een vooraf goedgekeurde WhatsApp-berichttemplate om vlotte en beleidsconforme communicatie te waarborgen. De template definieert de structuur van het eerste bericht, dat placeholders voor dynamische content kan bevatten (zoals kandidaatnamen, functietitels, enz.).

3. Recipient Selection

• Definieer wie het bericht ontvangt. In dit geval is dit meestal de kandidaat die is gekoppeld aan de match die de automatisering heeft getriggerd.

4. Form Selection

• Het formulier bevat alle vragen die HireData aan de ontvanger stelt. Je kunt een templateformulier selecteren of je eigen maken op de Forms-pagina in HireData.

5. Briefing

• Geef een briefing waarin het doel van het WhatsApp-gesprek wordt omschreven. Dit helpt consistentie en duidelijkheid in de communicatie te behouden. Je kunt richtlijnen opnemen die de AI helpen effectief te communiceren met de doelgroep.

6. Knowledge

• Dit zijn maximaal 16 velden die je kunt toevoegen om extra context te bieden die de AI tijdens gesprekken kan gebruiken. Selecteer items waar het van op de hoogte moet zijn om gesprekken effectief af te handelen, zoals namen van deelnemers, e-mailadressen, enz.

Dit zijn enkele standaard dynamische placeholders die het bericht personaliseren:

• Candidate Name → Voegt automatisch de naam van de ontvanger in.
• Job Title → Vult de titel van de vacature in.
• Recruiter Name → Personaliseert het bericht met de naam van de afzender.
• Company Name → Verwijst naar het inhurende bedrijf of merk.

​

De taak Update Fields configureren

Nadat het WhatsApp-gesprek informatie van de kandidaat heeft verzameld, kan de automatisering automatisch specifieke velden bijwerken in het systeem. Dit zorgt ervoor dat het profiel van de kandidaat up-to-date blijft zonder handmatige data-invoer. Zo werkt dit proces:

1. Een taak aanmaken om velden bij te werken

• Je voegt een taak toe aan de automatisering die specifieke velden in de records van de kandidaat bijwerkt. Dit gebeurt na het WhatsApp-gesprek wanneer de kandidaat nieuwe informatie verstrekt, zoals zijn beschikbaarheidsdatum of extra notities.

2. Objectselectie

• Het object dat wordt bijgewerkt is het Candidate-record. Dit zorgt ervoor dat alle verzamelde informatie wordt opgeslagen in het juiste kandidaatprofiel.

3. Identifier

• Om ervoor te zorgen dat de update wordt toegepast op de juiste kandidaat, matcht HireData de Candidate: ID uit het gesprek met de Candidate: ID in de database. Deze unieke identifier zorgt ervoor dat de data alleen wordt bijgewerkt voor de relevante kandidaat.

4. Fields Updated

• De automatisering werkt een of meer velden bij op basis van de ontvangen reacties van de kandidaat. Veelvoorkomende velden zijn:
  • Candidate: Available Date → Werkt de beschikbaarheid van de kandidaat voor nieuwe vacatures bij.
  • Candidate: Notes → Slaat aanvullende informatie op die de kandidaat verstrekt, zoals voorkeuren of speciale verzoeken.
  • Other Fields → Je kunt naar behoefte aanvullende velden toevoegen, zoals voorkeur voor jobtype, locatievoorkeur of salarisverwachting.

​

WhatsApp-templates in WhatsApp

​

Een WhatsApp-template maken

Ga naar je WhatsApp Template Manager door op Manage Templates te klikken: Klik op Create Template: Selecteer het templatetype, bijv. door Marketing te selecteren en dan Custom: Stel je WhatsApp-template in de editor in:

​

1. Geef je WhatsApp-template een naam

Gebruik een duidelijke en consistente naam voor je template. Als je bijvoorbeeld dezelfde template in meerdere talen maakt, gebruik dan exact dezelfde naam, bijv. “availability” in dit geval, voor alle versies (ervoor): Gebruik de naam als identifier voor je WhatsApp-template (erna):

​

2. Voeg variabelen toe aan je WhatsApp-template

Je kunt dynamische velden invoegen door op + Add variable te klikken in de editor: Voeg bijvoorbeeld een variabelenaam toe, bijv. company: Voeg een default value toe, bijv. Randstad: Kies het variabeletype: Name vs. Number: Een voorbeeld van een numbered variabele: Je kunt kiezen tussen Name en Number als variabeletypes. Hoewel numbered variabelen zijn toegestaan, raadt HireData het gebruik van named variables aan voor betere duidelijkheid en hergebruik.

​

3. Voeg knoppen toe aan je WhatsApp-template

Knoppen helpen gebruikers direct te interageren met je bericht. Kies het knoptype, bijv. Custom: Voeg je eerste knop toe, bijv. Sim: Preview je knop: Meerdere knoppen toevoegen (optioneel): Preview de WhatsApp-template met knoppen:

​

4. Verstuur je WhatsApp-template

Zodra alles klaar is, klik je op Submit om de template ter goedkeuring in te dienen en wacht je op de review van de template: Hoera! Je WhatsApp-template is geverifieerd

​

Hoe lang duurt de goedkeuring van een template?

Het indienen van een template start twee stappen, in deze volgorde:

1. Categorievalidatie gebeurt direct. Meta controleert de categorie die je hebt geselecteerd (Marketing, Utility of Authentication) tegen de inhoud van de template. Als Meta het er niet mee eens is, wordt de template direct afgewezen wegens een onjuiste categorie, nog voordat er een contentreview plaatsvindt. Zie WhatsApp-templatecategorieën in HireData.
2. Templatereview is de status In review (Pending). Meta toetst de inhoud aan zijn richtlijnen en keurt de template daarna goed of af.

De meeste templates doorlopen de review binnen een paar minuten. Reken op maximaal 24 uur voordat je een template met de status In review als vastgelopen beschouwt. Meta laat je de uitkomst weten per e-mail en met een melding in WhatsApp Manager, dus je hoeft de templatelijst niet steeds te verversen. Als een template langer dan 24 uur in review staat

• Check je e-mail en de meldingen in WhatsApp Manager — de uitkomst is mogelijk al verstuurd.
• Open de template in Manage Templates en controleer daar de actuele status, in plaats van in HireData, dat de template pas na een sync ziet.
• Is hij afgewezen, corrigeer dan de inhoud aan de hand van Meta’s richtlijnen en dien hem opnieuw in, of maak een nieuwe template.
• Blijft hij in review staan, neem dan contact op met Meta Business Support.

​

WhatsApp-templates synchroniseren met HireData

Om je nieuw gemaakte template beschikbaar te maken in HireData, klik je op Sync Account in het dropdown-menu van je WhatsApp-account in HireData: HireData plant een sync in en toont deze melding: Na een tijdje start de sync: Klik op het timeline-icoon om de status van je sync te controleren: Je kunt nu je nieuwe WhatsApp-template selecteren in de WhatsApp-taken die je in een automatisering configureert:

​

Een WhatsApp-template bewerken

Ga naar je WhatsApp Template Manager door op Manage Templates te klikken: Klik op een van je bestaande templates: Klik op Edit Template om naar de editor te gaan: Je WhatsApp-template bewerken: Voorbeeld: Een titel toevoegen aan je WhatsApp-template Voorbeeld: Een knop (call-to-action) toevoegen aan je WhatsApp-template Je bijgewerkte WhatsApp-template ter review indienen (Meta accepteert hem meestal vrijwel direct als je aan de richtlijnen voldoet):

​

Een WhatsApp-template verwijderen

Klik rechtsboven in de editor op Delete template: Bevestiging van het verwijderen van je WhatsApp-template: