Layout da caixa de entrada
Quando abre a Inbox, verá duas vistas principais:- My Chats – Mostra conversas que você possui pessoalmente ou está atualmente a tratar.
- All Chats – Apresenta todas as conversas de WhatsApp em toda a sua organização, com base nas suas permissões.
Indicadores de conversa
Cada conversa na caixa de entrada tem um ponto colorido no avatar do destinatário que lhe indica o estado atual desse chat.Verde: chat ativo
A conversa está ativa e a ser gerida pelo proprietário da conversa.- Se vir “Managed by you”, é você o proprietário da conversa.
- Se outra pessoa for proprietária do chat, o seu nome e avatar aparecerão.
Cinzento: sessão aberta, sem chat ativo
A janela de mensagens de 24 horas está aberta, mas não há uma conversa atualmente ativa. Qualquer utilizador pode enviar uma mensagem durante este período.
Vermelho: sessão fechada
A janela de mensagens de 24 horas expirou. Só poderá contactar o candidato novamente utilizando um template WhatsApp aprovado, ou esperando que ele responda primeiro.
Turquesa: mensagem recebida por ler
Aparece um ponto turquesa no lado direito de uma conversa manual quando a última mensagem do candidato ainda não foi respondida e chegou nas últimas 24 horas. Este indicador é visível tanto em My Chats como em All Chats, para que nada passe despercebido. Desaparece quando responder ou quando passarem 24 horas desde a receção da mensagem. Sessão aberta (ponto cinzento à esquerda) com uma mensagem recebida (ponto turquesa à direita) nas últimas 24 horas:
A janela de conversa de 24 horas
Cada conversa de WhatsApp tem uma janela de 24 horas que começa quando um candidato envia ou responde a uma mensagem. Cada nova mensagem recebida reinicia este período de 24 horas, permitindo-lhe continuar a enviar mensagens livremente até a janela expirar. Durante esta janela:- Pode trocar mensagens livremente.
- O sistema acompanha automaticamente que conversas estão abertas.
Apenas o proprietário do candidato ou o proprietário da conversa podem enviar mensagens de saída. Se uma pessoa não tem um proprietário atribuído, qualquer pessoa pode contactá-la.
Enviar mensagens
Pode enviar mensagens aos candidatos diretamente a partir da caixa de entrada de WhatsApp, manualmente ou através de automações. O que pode enviar depende do estado da conversa mostrado pelo ponto colorido ao lado do chat:- Verde (chat ativo): Pode trocar mensagens livremente durante uma conversa em curso gerida pelo proprietário do chat.
- Cinzento (sessão aberta, sem chat ativo): A janela de 24 horas está aberta, mas não há conversa atual. Qualquer utilizador pode enviar uma mensagem para continuar o chat antes de a janela fechar.
- Vermelho (sessão fechada): A janela de mensagens de 24 horas expirou. Terá de usar um template WhatsApp aprovado para reiniciar a conversa ou esperar que o candidato responda.
Utilizar templates de mensagem de WhatsApp
Os templates de mensagem são mensagens de WhatsApp pré-aprovadas exigidas para iniciar ou reabrir um chat fora da janela de 24 horas. Podem incluir placeholders que puxam automaticamente dados do candidato ou da vaga. Para ativar ou criar um template de WhatsApp para envio manual:- Vá a Settings → WhatsApp → Message Templates.
- Escolha um template aprovado existente ou crie um novo.
- Associe-o ao formulário ou fluxo adequado.
- O template aparecerá então na caixa de entrada ao contactar um candidato manualmente.
Iniciar e gerir conversas
Se um candidato tiver um número de WhatsApp associado:- Vá ao perfil dele.
- Abra o separador Inbox.
- Clique em Send Message.
- Se a janela de conversa estiver aberta, pode enviar uma mensagem diretamente.
- Se estiver fechada, selecione um template WhatsApp para a reabrir.
- Inbox: Mostra todas as conversas acessíveis.
- My Chats: Mostra conversas que gere atualmente e que permanecem abertas.
Propriedade do chat e permissões
Uma conversa aparece em My Chats quando:- É o proprietário do candidato ou da conversa, ou
- Interagiu recentemente com o candidato (enviou ou recebeu uma mensagem).
Fechar conversas
Fechar um chat:- Marca o chat como fechado na caixa de entrada (não é eliminado).
- Remove-o da sua vista My Chats.
- Impede as automações de enviar mais mensagens até que seja reaberto.
Reações a mensagens
Os candidatos podem reagir às suas mensagens de WhatsApp com reações em emoji. Estas reações são visíveis diretamente na caixa de entrada, dando-lhe uma leitura rápida de como uma mensagem foi recebida. Clique numa reação para ver uma visão geral de quem reagiu e como.
Comentários e colaboração interna
Pode adicionar comentários internos a qualquer conversa diretamente a partir da caixa de entrada utilizando Comments. Isto é particularmente útil para partilhar notas ou colaborar com a sua equipa sem afetar a conversa.- Os comentários são visíveis para todos os utilizadores.
- Os comentários não são visíveis para o candidato, pois são apenas para uso interno.
Automações e etiquetas de mensagem
Mensagens marcadas como “Sent by automation” foram acionadas automaticamente por fluxos de trabalho ou regras, por exemplo, lembretes ou seguimentos quando um candidato atinge uma determinada fase ou não responde. Esta etiqueta ajuda a distinguir mensagens automatizadas das enviadas manualmente pelos utilizadores.Visão geral de custos e faturação
- As mensagens recebidas (ou seja, quando um candidato envia primeiro uma mensagem) são gratuitas para respostas dentro de uma janela de 24 horas.
- As mensagens de saída (quando você inicia uma conversa) exigem a utilização de um template WhatsApp aprovado, o que gera custos.
- Os custos de templates são cobrados pela Meta Platforms (proprietária da plataforma WhatsApp) e variam consoante o tipo de mensagem e a região de envio.
- Para além das taxas da Meta, usar o WhatsApp através da HireData também deduz créditos do seu plano HireData por cada mensagem ou tarefa automatizada.
- Pode monitorizar os custos através da interface de faturação da Meta, para transparência.