Inbox-layout
Wanneer je de Inbox opent, zie je twee hoofdweergaves:- My Chats – Toont gesprekken die je persoonlijk beheert of momenteel afhandelt.
- All Chats – Toont alle WhatsApp-gesprekken binnen je organisatie, op basis van je permissies.
Gespreksindicatoren
Elk gesprek in de inbox heeft een gekleurde stip op de avatar van de ontvanger die je de huidige status van dat gesprek laat zien.Groen: actieve chat
Het gesprek is actief en wordt beheerd door de gesprekseigenaar.- Als je “Managed by you” ziet, ben jij de gesprekseigenaar.
- Als iemand anders het gesprek bezit, verschijnen hun naam en avatar.
Grijs: sessie open, geen actieve chat
Het 24-uurs messaging-venster is open, maar er is momenteel geen actief gesprek. Elke gebruiker kan gedurende deze periode een bericht sturen.
Rood: sessie gesloten
Het 24-uurs messaging-venster is verlopen. Je kunt de kandidaat alleen opnieuw bereiken via een goedgekeurde WhatsApp-template of door te wachten tot hij eerst antwoordt.
Teal: ongelezen inkomend bericht
Een teal stip verschijnt aan de rechterkant van een handmatig gesprek wanneer het laatste bericht van de kandidaat nog niet is beantwoord en binnen de laatste 24 uur is binnengekomen. Deze indicator is zichtbaar in zowel My Chats als All Chats, zodat niets over het hoofd wordt gezien. Hij verdwijnt zodra je antwoordt of wanneer er 24 uur zijn verstreken sinds het ontvangen van het bericht. Open sessie (grijze stip links) met een inkomend bericht (teal stip rechts) in de laatste 24 uur:
Het 24-uurs conversation window
Elk WhatsApp-gesprek heeft een 24-uursvenster dat begint wanneer een kandidaat een bericht stuurt of erop antwoordt. Elk nieuw inkomend bericht reset deze 24-uursperiode, waardoor je vrij kunt blijven berichten tot het venster verloopt. Tijdens dit venster:- Kun je vrij berichten uitwisselen.
- Track het systeem automatisch welke gesprekken open zijn.
Alleen de candidate owner of de conversation owner kan uitgaande berichten versturen. Als een persoon geen toegewezen eigenaar heeft, kan iedereen hem berichten.
Berichten versturen
Je kunt berichten naar kandidaten sturen direct vanuit de WhatsApp inbox, handmatig of via automatiseringen. Wat je kunt versturen hangt af van de gespreksstatus die wordt aangegeven door de gekleurde stip naast de chat:- Groen (actieve chat): Je kunt vrij berichten versturen en ontvangen tijdens een lopend gesprek dat door de chateigenaar wordt beheerd.
- Grijs (sessie open, geen actieve chat): Het 24-uursvenster is open, maar er is geen actueel gesprek. Elke gebruiker kan een bericht versturen om de chat voort te zetten voordat het venster sluit.
- Rood (sessie gesloten): Het 24-uurs messaging-venster is verlopen. Je moet een goedgekeurde WhatsApp-template gebruiken om het gesprek opnieuw te starten of wachten tot de kandidaat reageert.
WhatsApp-berichttemplates gebruiken
Berichttemplates zijn vooraf goedgekeurde WhatsApp-berichten die vereist zijn om een chat te starten of te heropenen buiten het 24-uursvenster. Ze kunnen placeholders bevatten die automatisch kandidaat- of vacaturedata invullen. Om een WhatsApp-template in te schakelen of aan te maken voor handmatige verzending:- Ga naar Settings → WhatsApp → Message Templates.
- Kies een bestaande goedgekeurde template of maak een nieuwe.
- Koppel deze aan het juiste formulier of de juiste workflow.
- De template verschijnt vervolgens in de inbox wanneer je een kandidaat handmatig een bericht stuurt.
Gesprekken starten en beheren
Als een kandidaat een gekoppeld WhatsApp-nummer heeft:- Ga naar zijn profiel.
- Open het tabblad Inbox.
- Klik op Send Message.
- Als het gespreksvenster open is, kun je direct een bericht versturen.
- Als het gesloten is, selecteer je een WhatsApp-template om het opnieuw te openen.
- Inbox: Toont alle toegankelijke gesprekken.
- My Chats: Toont gesprekken die je momenteel beheert en die open blijven.
Chateigenaarschap en permissies
Een gesprek verschijnt in My Chats wanneer:- Je de eigenaar bent van de kandidaat of het gesprek, of
- Je recent interactie hebt gehad met de kandidaat (een bericht verstuurd of ontvangen).
Gesprekken sluiten
Een chat sluiten:- Markeert de chat als gesloten in de inbox (hij wordt niet verwijderd).
- Verwijdert hem uit je My Chats-weergave.
- Stopt automatiseringen met het versturen van verdere berichten, tenzij opnieuw geopend.
Berichtreacties
Kandidaten kunnen reageren op je WhatsApp-berichten met emoji-reacties. Deze reacties zijn direct zichtbaar in de inbox en geven je snel inzicht in hoe een bericht is ontvangen. Klik op een reactie om een volledig overzicht te zien van wie heeft gereageerd en hoe.
Comments en interne samenwerking
Je kunt interne comments toevoegen aan elk gesprek direct vanuit de inbox via Comments. Dit is bijzonder handig om notities te delen of samen te werken met je team zonder het gesprek te beïnvloeden.- Comments zijn zichtbaar voor alle gebruikers.
- Comments zijn niet zichtbaar voor de kandidaat, aangezien ze uitsluitend voor intern gebruik zijn.
Automatiseringen en berichtlabels
Berichten die zijn gemarkeerd als “Sent by automation” zijn automatisch getriggerd door workflows of regels, bijvoorbeeld herinneringen of opvolgingen wanneer een kandidaat een bepaalde stage bereikt of niet reageert. Dit label helpt om geautomatiseerde berichten te onderscheiden van berichten die handmatig door gebruikers zijn verstuurd.Overzicht van kosten en billing
- Inkomende berichten (d.w.z. wanneer een kandidaat eerst een bericht stuurt) zijn gratis voor antwoorden binnen een 24-uursvenster.
- Uitgaande berichten (wanneer jij een gesprek start) vereisen het gebruik van een goedgekeurde WhatsApp-template, waar kosten aan verbonden zijn.
- Templatekosten worden gefactureerd door Meta Platforms (de eigenaar van het WhatsApp-platform) en variëren op basis van berichttype en de regio waar naartoe wordt gestuurd.
- Naast de kosten van Meta trekt WhatsApp-gebruik via HireData ook credits af van je HireData-plan voor elk bericht of geautomatiseerde taak.
- Je kunt kosten monitoren via de billing-interface van Meta voor transparantie.